เวลาคุณจะวางแผนงาน ถ้าหากว่าทำงานตามเวลางานของบริษัททั่วไป ก็เริ่ม 8:00 – 17:00 เริ่มงานก็ประชุมเช้า (แล้วแต่ที่นะครับ) เริ่มแยกย้ายไปทำงานในทางของตัวเองที่ได้รับมอบหมาย นี่คือปกติของโลกสายคลังที่พบเห็นได้ทั่วไป แต่บางคนไม่ใช่ อาจจะต้องเริ่มงาน ตอน 3:00 และเลิกงาน 14:00 แทนเพื่อให้ส่งของได้ทันเวลาที่ปลายทางต้องการ
อะไรเล่าที่คอยควบคุมให้เราทำงานในเวลาต่าง ๆ ในแต่ละ operation ซึ่งส่วนใหญ่ จะมองได้ 2 มุมคือ ปัจจัยที่เกี่ยวกับงานกับปัจจัยที่ไม่เกี่ยวกับงานโดยตรง
ปัจจัยที่เกี่ยวกับงาน เช่น เวลาที่ต้องการจัดส่งสินค้าที่ปลายทาง เวลาของเที่ยวรถที่เข้ามาส่งสินค้าหรือรับสินค้า จำนวนรถที่เข้ารับหรือเข้าส่งสินค้าที่คลัง เป็นต้น
ปัจจัยที่ไม่เกี่ยวกับงานโดยตรง เช่น เวลาที่น้อง ๆ เดินทางมาทำงานและกลับบ้าน พื้นที่และความเสี่ยงในการเดินทางมาทำงาน คู่แข่งที่จะดึงตัวน้อง ๆ ไปทำงานด้วย การหาของทาน แหล่งที่พักอาศัย เป็นต้น
ปัจจัยพวกนี้มีผลต่อการเลือกเวลาในการทำงานทั้งสิ้น แต่ที่หนีไม่พ้นคงเป็นเรื่องของการทำงานภายในของเราเองด้วยว่า จัดการงานอย่างไร เช่น เวลาในการตัดยอดสั่งสินค้า (Cut off time) หรือ เวลาที่ตู้สามารถเข้ามาในคลังได้ จะกระทบกับการออกแบบทั้งสิ้น
อันดับแรกของการออกแบบคือร่างกิจกรรมที่เราต้องทำให้ครบถ้วนก่อนว่า เราต้องทำกินกรรมอะไรบ้าง จากภาพจะเห็นว่ามีกิจกรรมหลักๆ ของการทำงาน ไม่ว่าจะรับสินค้า ตรวจสอบสินค้า จัดเก็บสินค้าเข้าแต่ละพื้นที่ การออกคำสั่งหยิบ การหยิบสินค้า ทำเอกสาร และส่งมอบ ซึ่งก็ปกติมากสำหรับงานคลัง แต่บางทีอาจจะมีงาน VAS หรือ การทำงานอื่นๆ และถ้าต้องทำประจำก็ควรจะต้องใส่เข้าไปในการวิเคราะห์
เมื่อเราทราบจากสัปดาห์ที่แล้วว่าเรามีกิจกรรมคร่าว ๆ อะไรแล้ว เราก็เริ่มที่จะตั้งโครงความคิดก่อนว่า จะเรียงลำดับของเวลาการทำงานอย่างไร โดยกิจกรรมที่ต้องทำในแต่ละวัน จะมีปัจจัยภายนอก อันได้แก่ เวลาที่ปลายทางรับของ เวลาที่รถขนส่งเดินไปยังลายทาง เวลาที่ขนส่งเข้ามารับสินค้าจากเรา หรือ แม้นกระทั่งสินค้าจะเข้าคลังเรากี่โมงดี อันนี้เป็นปัจจัยที่มากระทบได้
โดยปัจจัยภายในที่เราควบคุมได้แก่ กิจกรรมและคนงานของเรา ซึ่งกิจกรรมที่สรุปออกมานั้นมี 3 ส่วนหลัก ๆ คือ กิจกรรมเกี่ยวกับการรับสินค้าเข้า (inbound) การจ่ายสินค้าออก (Outbound) การจัดการกับสินค้าคงคลัง (Inventory) นั่นเอง ดังนั้นเวลาเราสร้างตารางการวางแผน ก็เริ่มจากทั้ง 3 ส่วนนี้เลย (ดังแสดงในภาพ)
โดยแก่นตั้งของตารางคือ กิจกรรมที่ทำ โดยมีตั้งแต่ รับสินค้าเข้า ตรวจสอบสินค้า การจัดเก็บสินค้า การเติมสินค้า การออกคำสั่งสินค้า การหยิบสินค้า การแพ๊คสินค้า การรวมสินค้าตามเส้นทางจัดส่ง การส่งมอบสินค้าให้ยังปลายทาง อันนี้คือกิจกรรมที่เราต้องทำภายในของคลังเราอยู่แล้ว ก็ใส่เข้ามาได้หมด รวมทั้งหากมีกิจกรรมอื่น ๆ ที่ต้องจัดการตัวสินค้า เช่นงาน VAS ก็สามารถนำมาใส่เข้าไปได้เลยในคราวเดียวเพื่อมองได้ง่ายขึ้นว่า งานจะมีช่วงเวลาไหนบ้าง
ส่วนตารางที่แสดงออกถึงกิจกรรมที่จะทำเรียกว่า Gantt Chart ซึ่งเทียบตามของกิจกรรม และอีกแกนคงหนีไม่พ้นเรื่องของช่วงเวลาการทำงานนั่นเอง (Activity vs Time)
การแปลงกิจกรรมเป็นเวลาการทำงาน เราจะดูจากปัจจัยภายนอก เช่น การขนส่ง และปัจจัยภายใน เช่น ตารางการทำงานรวมของบริษัท การเดินทางต่าง ๆ เป็นต้น เมื่อเราวางแผนแล้วเราจะกำหนดเวลาคร่าว ๆ ของเราก่อนว่า ควรจะเริ่มงานกี่โมง และเสร็จงานแต่ละงานกี่โมง ดังตัวอย่างในภาพ
ปัจจัยภายนอก รถจากท่าเรือมาถึงคลังก็คงไม่เช้ามาก (โดยทั่วไป ที่ไม่ได้ตกลงเวลาให้ชัดเจน หรือ ควบคุมได้) จากนั้นรถที่เข้ามาควรจะกลับไปยังท่ารถหรือต้นทางไม่เย็นมาก เพราะมีทั้งเรื่องการจำกัดเวลาของรถใหญ่ เป็นต้น ดังนั้นเวลารถที่เข้ามาส่งของ ควรจะออกจากคลังไม่เกิน 15:00 นั่นเอง สรุปเวลาการทำงานร่วมกัน รถขนส่งที่มาส่งของจึงเป็นช่วง 9:00 – 15:00 โดยประมาณ แต่จากการออกแบบ จึงให้เริ่มที่ 10:00 เพราะรถเองกว่าจะเข้ามาถึง จึงเผื่อไว้ระดับหนึ่งก่อน
ปัจจัยภายใน เกี่ยวกับพนักงาน เวลาการทำงานภายในองค์กร เราสามารถออกแบบได้หลากหลายรูปแบบ ดังตัวอย่าง เราได้ออกแบบเพื่อให้พนักงานเข้ามาทำงานในช่วงเวลาที่มีงานรอดำเนินการแล้ว (ช่วงบ่าย) เพื่อให้สามารถทำงานได้ รวมทั้งระบุเวลา cut off order กับลูกค้าให้เหมาะสมกับที่เราเอาคนเข้ามา ดังนั้นจึงทำงานช่วง 13:00 – 20:00 โดยประมาณ แต่การทำงานยังมีส่วนของการรับสินค้าคืนที่อาจะเกิดขึ้น ดังนั้นจำเป็นจะต้องให้เวลางานเหล่านี้ด้วย เพื่อวางแผนการเข้างานของพนักงานได้ถูก โดยงานคืนสินค้า (Return) นั้นมักจะมากับขนส่งที่ไปส่งสินค้าให้เรา ดังนั้นเวลาการทำงานจึงควรสอดคล้องกับเวลาโหลดสินค้าเพื่อไปส่งนั่นเอง จากภาพจะเห็นว่า การรับสินค้าคืนจะสอดคล้องกับเวลาการนำรถเข้ามาที่คลัง
การออกแบบตารางเวลาในอดีต เน้นที่ว่า การทำงานเริ่ม 8:00 และเลิกที่ 17:00 โดยประมาณ แต่ในปัจจุบันโลกเปลี่ยนไปมาก เพราะการเคลื่อนไหวของสินค้าต้องการความเร็วที่มากขึ้น การทำงานให้สอดคล้องกันในแต่ละหน้าที่ รูปแบบการทำงานเลยเปลี่ยนไป กลายเป็นกะมากขึ้น ทำงานแล้วต่อไม้กันมากขึ้น ดังแสดงในตัวอย่าง ซึ่งการทำงานจะต้องจัดเป็น 2-3 กะ เพื่อให้ทุกงานสามารถทำได้ต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ
เมื่อเรารู้เป้าแล้วว่า เราต้องการที่จะเดินทางสายส่งด่วนมากขึ้น การทำงานก็จะต้องลดขั้นตอน แต่การลดขั้นตอนก็ไม่ใช่ว่าจะเกิดได้ง่าย ๆ เพราะขั้นตอนพื้นฐานก็ทำไปหมดแล้ว ลดขั้นตอนบางอย่างก็ทำไปแล้ว ดังนั้นต้องจัดสรรเวลาให้สอดคล้อง เมื่อเวลาการทำงานเป็นไปตามภาพ จึงเลือกว่าจะจัดอย่างไร แต่เราจะเห็นว่า กลุ่มกิจกรรมแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่ งานรับสินค้า งานจ่ายสินค้า งานจัดการสต๊อก
การวางแผนสามารถวาดออกมาได้หลากหลายแบบ ในที่นี้จะขอเสนอ 3 แบบของการทำงาน ซึ่งการแบ่งกะ ทั้ง 3 แบบมีข้อดีและเสียไม่เหมือนกัน แล้วแต่ว่า เราจะมองมุมไหน
1. ทำงาน 8:00 – 17:00 แล้วทำ OT
2. ทำงาน 10:00 – 19:00 , 13:00 – 20:00 , 08:00 – 17:00
3. ทำงาน 08:00 – 17:00 , 13:00 – 20:00
1. ทำงาน 8:00 – 17:00 แล้วทำ OT : ทีมงานสามารถแชร์กันได้ระหว่างทีม แต่เกิดต้นทุนหลังเวลาเลิกงาน พนักงาน 1 คนสามารถทำงานด้านเดียวหรือเป็นหลายท ๆ ด้านได้ ข้อดีคือคุมงานง่าย ยอดขึ้นลงก็เพิ่มเวลาการทำงานด้วย OT ได้เลย
2. ทำงาน 10:00 – 19:00 , 13:00 – 20:00 , 08:00 – 17:00 : ทีมงานสามารถรับผิดชอบงานของทีมได้ชัดเจนตามเวลางาน แต่การเปลี่ยนแปลงปริมาณงานกะทันหันอาจส่งผลกระทบได้ค่อนข้างมาก ข้อดีคือการทำงานตรงกับที่มียอดการทำงาน แต่คนจะกระจายกันทำงานเอามากๆ การสื่อสาร อาจจะขาดตอน การทำงานในเวลาแปลก ๆ อาจจะทำให้บางช่วงไม่มีคนทำงานหรือ อาจจะไม่มีคนทำงานช่วงฉุกเฉิน
3. ทำงาน 08:00 – 17:00 , 13:00 – 20:00 : ทีมงานจะสามารถทำงานได้ครบคลุมทุกส่วนงาน แต่จะต้องแบ่งคนเข้าแต่ละช่วงเวลาให้เหมาะสม เช่น team 1 จะต้องมีทั้งทีมรับสินค้าและทีมจ่ายสินค้า ในสัดส่วนจะต่างกันออกไป หรือพนักงาน 1 คนมีความสามารถทำงานได้มากกว่า 1 รูปแบบ รูปแบบนี้ค่อนข้างเป็นที่นิยมเพราะไม่ซับซ้อนมาก ทดแทนแรงงานกันได้
แต่ทั้งหมดทั้งมวลการตัดสินใจในการเลือกแต่ละทางเลือกมีแนวคิดไม่เหมือนกันแล้วข้อดีเสียไม่เหมือนกัน ดังนั้นการจะคิดและตัดสินใจอาจจะยาก
เราจะทำอย่างไรถึงจะเทียบได้ว่า ทางเลือกไหนดีที่สุด คำตอบก่อนจะทำการวัดจริง ทำจริง คือการคาดเดาแบบมีหลักการนั่นเอง…ส่วนใหญ่เราจะทำใน Cost model เพื่อเทียบให้ได้ทุกแง่มุม และในต้นทุนที่เราเปรียบเทียบควรจะเทียบในแง่ของ 4P เสมอเพื่อให้เราไม่หลุดจากการคิดให้รอบด้าน
การเปลี่ยนแปลงเป็นการทำงานที่สินค้ายังเป็นตัวเดิม แต่เวลาการเข้าไปกระทำกับสินค้าเปลี่ยนไป ดังนั้น P-Product จึงอาจจะยังไม่ต้องประเมินในขั้นตอนนี้ แต่ P-Process, P-People, P-Place กระทบเต็มๆ เพราะขั้นตอนอาจจะต้องมีการเพิ่มเนื่องจากคนทำงานคนละเวลา การทำงานให้สอดคล้องจะต้องออกแบบการสื่อสาร หรือจะเรื่องของคน และสิ่งอำนวยความสะดวก หรือ (P-People & P-Place) นั่นเอง
โดย P-Process จะเน้นประเมินเรื่องประสิทธิภาพในการทำงานว่าผลดีขึ้นหรือไม่ P-People ประเมินเรื่องความแม่นยำของการทำงานของพนักงาน และสุดท้ายคือ P-Place ประเมินเรื่องการใช้งานพื้นที่ว่าคุ้มค่าหรือไม่ มีอะไรที่ต้องลงทุนเพิ่มเติมหรือไม่ โดยทั้ง 3 ตัวจะเทียบกับการทำงานที่เราคิดว่า พื้นฐานปกติที่เราทำกันมาและหา % การพัฒนา อะไรที่ควรมากกว่า ก็ต้องมากกว่า อะไรที่ควรลดลงก็ควรลดลง เอา % มาเทียบกันในแต่ละทางเลือกเมื่อเทียบกับทางเลือกหลัก จากนั้นก็ประชุมและทดลองทำ ในที่สุดดำเนินการวัดผลนั่นเอง…
การออกแบบนี้ปกติ ถ้ากว่า ได้ทำตั้งแต่ก่อนเริ่มกิจกรรมกับลูกค้าก็จะช่วยให้งานนั้นประหยัดตั้งแต่แรก และราคาที่เสนอให้แก่ลูกค้าถูกกว่า เจ้าที่เก็บเรื่องนี้ไว้ใช้ลดต้นทุนทีหลังหรือ ไม่ได้ออกแบบไว้ตั้งแต่แรก ดังนั้นคนที่ได้รับมอบหมายให้ออกแบบการทำงาน หรือ พัฒนาปรับปรุงจึงควรเข้าใจเรื่องนี้เป็นอย่างดี ก่อนที่จะสายเกินไป
ขอบคุณที่ติดตามซีรี่ย์นี้จนจบนะครับ และพบกันใหม่กับ ซีรี่ย์ต่อไปนะครับมารออ่านกันนะครับ
#Warehousemanagement, #operationclockdesign, #workingschedule, #Workplan
Warehouse Management 