หมวดหมู่: Warehouse Management System

WMS หรือชื่อเต็ม ๆ ว่า Warehouse Management System คือ ระบบทำงานที่ใช้สำหรับคลังสินค้า…เพื่อควบคุมสินค้าภายในคลังให้อยู่ในระเบียบ รู้สถานะสินค้า และสามารถรับ สั่งจ่าย สินค้าให้แก่ปลายทางได้…นิยามอาจจะดูดาด ๆ นะครับ แต่การทำงานจริงอาจจะลึกซึ้งกว่านี้ครับ…มาดูกันครับว่ารายละเอียดที่น่าสนใจของ WMS มีอะไรบ้าง…เพราะหลาย ๆ คนในคลังต้องใช้งาน และหลาย ๆ กิจการอยากจะใช้งาน แต่ไม่รู้เลยว่าจริง ๆ ต้องใช้หรือไม่ เจอราคาค่าบริการจึงถอยออกมาจากจุดที่คิดเลย…

WMS ทำงานหลัก ๆ ดังนี้

1. ระบุคุณลักษณะสินค้า (SKU Master) เช่น การระบุขนาด, น้ำหนัก. เงื่อนไข, ต้นทางผู้ผลิต เป็นต้น

2. ระบุคุณลักษณะของคลังสินค้า (Warehouse Configuration Master) เช่น การสร้างคลังสินค้า สร้าง Location/Bin ลงในระบบ

3. ระบุคุณลักษณะตรรกะการจัดการสินค้า (Strategy) เช่น การหยิบสินค้า แบบ FIFO, FEFO เป็นต้น

4. ระบบการจัดการสินค้าภายในคลัง (Warehouse Management) เช่น การรับสินค้า การส่งสินค้า การจัดเก็บสินค้า การเพิ่มลดสินค้า

5. การเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ หรือ อุปกรณ์ที่ใช้งาน (Connectivity) เช่น การเชื่อมต่อ SAP, RDT

โดยหลักการในการจัดการภายในระบบ WMS จะสอดคล้องกับ SOP ของการทำงาน เพราะจริงๆ แล้ว WMS ก็ออกแบบจากขั้นตอนการทำงานที่ เกิดขึ้นจริง และต้องการลดขั้นตอนการทำงานที่ทำซ้ำๆ นั่นเอง หรือ เรื่องที่สามารถใช้ระบบช่วยเหลือได้และใส่ตรระกะที่ถูกต้องเข้าไปนั่นเอง…

จากการทำงานนั้นสิ่งที่เราจะต้องเตรียมสำหรับ WMS มีอะไรบ้าง…

1. ข้อมูลพื้นฐาน เกี่ยวกับสินค้าทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น กว้าง, ยาว, สูง, น้ำหนัก, Barcode, SKU, Aging, ชื่อสินค้า, รายละเอียดสินค้า เป็นต้น บางสินค้าอาจจะมีมากกว่านี้ เช่น BOM ของสินค้า เพื่อทำ VAS เป็นต้น

2. ข้อมูลการจัดการและเงื่อนไขของสินค้า เช่น สินค้าจะดูแลยังไง หยิบสินค้าเป็นแบบ ชิ้น, แพ๊ค, กล่อง เป็นต้น และแต่ละร้านปลายทางที่เราส่งจะต้องส่งแบบไหน เอกสารใช้อะไรบ้าง หัวกระดาษหน้าตาเป็นอย่างไร เวลาในการจัดส่งได้ช่วงเวลาไหน เป็นต้น

3. ขั้นตอนการทำงานที่ “ตรง” และ “ไม่ตรง” กับสิ่งที่ระบบมีอยู่ เพื่อเลือก function มาใช้ให้ตรงที่สุด และ และทำเพิ่มเติมอีกเท่าไหร่ มาเลือกว่าจะทำ “ใน” หรือ “นอก” ระบบ WMS นั่นเอง

4. รูปแบบเอกสารที่สอดคล้องกับการทำงาน และเอกสารส่งให้กับปลายทาง

5. ข้อมูลที่เกี่ยวกับบัญชี ข้อนี้สำคัญแบบที่มักจะมองข้ามไป เนื่องจากเราไม่ได้ทำงานในส่วนนั้น แต่สินค้าทุกชิ้นมีต้นทุน และต้นทุนนั้นบันทึกที่ บัญชีนั่นเอง

นี่คือรายละเอียดเบื้องต้นของการทำงาน ระหว่างการทำงานภายในคลังกับ WMS สิ่งที่เราต้องเตรียมตัว ให้สอดคล้องกับการทำงานในคลัง

การระบุคุณลักษณะสินค้า (SKU Master) เช่น การระบุขนาด, น้ำหนัก. เงื่อนไข, ต้นทางผู้ผลิต เป็นต้น ทำเพื่ออะไรและทำยังไง…

การระบุทุกอย่างของคุณลักษณะสินค้า ก่อนอื่นต้องมีสินค้าให้ระบุก่อน โดยสินค้าแต่ละตัวจะต้องมีชื่อเรียกเรามักจะเรียกว่า Product name หรือชื่อสินค้า มันคือ Field นึงของรายการสินค้า แต่เวลาเราสื่อสารกับระบบ อะไรที่ซับซ้อนอาจจะยากไปนิด โลกเลยสร้าง SKU (Stock Keeping Unit) คือตัวระบุให้ระบบอ่านค่าง่ายขึ้น เช่น 125406-328-10 เป็นต้นนะครับ…คุณอาจจะไม่รู้หรอกครับว่า ไอ่ตัวพวกนี้มันอยู่ที่ไหนของตัวสินค้า แต่เวลาเราทำงานถ้าจะหาใน WMS ให้ง่ายเราใช้พวกนี้ครับเพื่อแทนค่า

คราวนี้มาดูกันครับว่า WMS จะต้อง SKU Master กรอกเข้าเพื่อบอกอะไรกับระบบ..

1. เพื่อยืนยันตัวตนสินค้าว่าในระบบ SKU ชื่ออะไร เป็นสินค้าประเภทไหน กว้าง ยาว สูงเท่าไหร่ น้ำหนักเท่าไหร่ Barcode อะไร
2. เพื่อใช้ในการคำนวณต่อไปว่า หากมีการวางสินค้า (TiXHi) นั้น สินค้าเองจะวางได้จริงไหม และเมื่อสินค้าวางได้จริงแล้ว Rack ที่มีจะต้องมีช่องกว้างยาวสูงแค่ไหนรับน้ำหนักเท่าไหร่ เมื่อสินค้าวางกองเข้าไปในช่อง
3. เพื่อให้ระบบอ่านค่าง่ายขึ้นเพราะอ่านเพียง SKU ก็จะสามารถอ้างอิงได้หมด (ผู้ผลิตระบบส่วนใหญ่ใช้ภาษาอังกฤษในการทำงาน หากเป็นภาษาที่เฉพาะทางมาก ๆ แบบของไทย เรียกข้อมูลหรือเอาไปวิเคราะห์ต่ออาจจะยังทำได้ไม่ดีนัก)

ดังนั้นหากไม่สร้าง SKU Master ของสินค้าก็ไม่ใช่ว่าจะทำงานไม่ได้ หากแต่ทำงานไม่สะดวกมากกว่าครับ…ดังนั้น Set เถอะครับ และลองใช้งานดูครับ เพราะเวลาที่มี รายการสินค้ามากขึ้น เยอะ จะทำงานได้ยากมาก ถึงแม้นว่าจะมีระบบแล้ว หากข้อมูลครบถ้วนจริง อะไร ๆ ก็ง่ายครับ..โดย SKU Master จะเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ออกแบบ เพื่อใช้ในการออกแบบและระบุคุณลักษณะของคลังสินค้า (Warehouse Configuration Master) เช่น การสร้างคลังสินค้า สร้าง Location/Bin ลงในระบบ ให้ระบบตรงกับสถานที่จริง เช่น ช่องเก็บสินค้าจะต้องมีขนาดกว้าง 1.2 X 1.4 X 1.9 m เพื่อรองรับสินค้า ที่วางบนพาเลท ขนาด 1.0 X 1.2 X 1.65 m เป็นต้นครับ 1.0 X 1.2 X 1.65 ไม่ได้มั่ว ๆ มานะครับ ต้องเกิดจากการเรียงสินค้าบนพาเลท ขนาด 1.0 X 1.2 m และสินค้าซ้อนกันรวมพาเลทได้ 1.65 m นั่นเองครับ…

การระบุคุณลักษณะของคลังสินค้า (Warehouse Configuration Master) เช่น การสร้างคลังสินค้า สร้าง Location/Bin ลงในระบบ ทำเพื่ออะไรและทำยังไง

เราสร้าง SKU ในระบบแล้วก็จริง แต่ถ้าหากว่าไม่สร้างคลังในระบบ ก็จัดเก็บไม่ได้ มีสินค้าก็ต้องมีที่จัดเก็บ ในระบบ WMS นั้นจะนำคลังสินค้าเข้ามาในระบบด้วยการเปรียบเทียบ โดยไล่จากใหญ่ไปเล็ก

1. กรอบใหญ่คือคลังสินค้า ถ้ามีคลังเดียวก็ง่าย แต่ถ้ามีหลายคลัง คงต้องตั้งชื่อให้แต่ละคลัง หลาย ๆ บริษัท สถานที่ตั้งเป็นชื่อเรียกในระบบ เช่น ศรีราชา 1, 2 แหลมฉบัง Free zone เป็นต้น
2. เมื่อได้คลังมาแล้ว เรื่องถัดไปคงต้องบอกว่า จัดพื้นที่ หรือเรียกว่า Zone  โดย Zone นั้นคือการแบ่งพื้นที่ เช่น พื้นที่ สินค้าพร้อมขาย สินค้ากักกัน สินค้าเสียหาย
3. เมื่อได้ zone ก็จะสามารถสร้าง location หรือ บางที่เรียกว่า Bin โดยระบุความกว้าง ยาว สูง ของ location เพื่อให้รู้ว่าสินค้าจะถูกเก็บเกินกว่าขนาดที่ระบุไม่ได้

ทั้ง 3 ขั้นตอนนี้เป็น 3 ขั้นตอนหลักที่ไม่ทำระบบก็จะไม่รู้ว่าเวลาที่ทำงาน เมื่อระบบมี SKU และ Warehouse Configuration ก็จะสามารถระบุทุกอย่างในคลังได้หมด ดังเช่นที่มีประชาชนอาศัยในประเทศ และแต่ละบ้านมีบ้านเลขที่ โดยประชาชนที่อาศัยในบ้านจะต้องขึ้นทะเบียนเพื่อแจ้งว่าอยู่บ้านเลขที่เท่าไหร่ สินค้าในคลังก็เช่นกันจะต้องถูกระบุว่าสินค้าอยู่ใน คลังสินค้าไหน zone ไหน และlocation ไหน

แต่การรู้ว่าสินค้าชื่ออะไร และจัดเก็บที่ไหนเป็นเพียงแค่การรับรู้ แต่จะรู้ได้อย่างไรว่าสินค้านี้จะต้องหยิบและจัดการอย่างไรนั้นจะต้องถูกจับใส่ ตรรกะเข้าไปในระบบ เช่น FIFO FEFO เพื่อให้รู้ว่าเวลาสั่งสินค้าเพื่อให้พนักงานหรือระบบอัตโนมัติไปหยิบสินค้านั้นจะต้องหยิบจาก Location หรือ Bin ไหนก่อนนั่นเอง แต่หากระบบสามารถระบุได้ถูกต้องและครบถ้วนว่า สินค้าอยู่ที่ Location ใดและสินค้าตรงตามนั้น ถือว่า สำเร็จวัตถุประสงค์เบื้องต้นของการสร้าง SKU และ Warehouse Configuration master

ชื่อของ Bin นั้นอาจจะมีความหมายได้หลากหลาย แต่การกำหนดง่าย ๆ คือการกำหนดเป็นลำดับ เช่น คลัง (Warehouse) -> แถว (Row) -> ชั้น (Level) -> ช่อง (Bin) เช่น AA-01-05-01 คือ คลัง AA แถวที่ 1 ชั้นที่ 5 ช่องที่ 1 ซึ่งบางทีอาจจะกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมได้ เช่น ช่องย่อย ซ้ายขวา หรือ อื่น ๆ เพื่อระบุให้ละเอียดมากยิ่งขึ้นนั่นเอง

การระบุคุณลักษณะตรรกะการจัดการสินค้า (Strategy) เช่น การหยิบสินค้า แบบ FIFO, FEFO เป็นต้น ลงในระบบ ทำเพื่ออะไรและทำยังไง…

ตรรกะในการจัดการคลังสินค้านั้น สร้างจาก Business Rules หรือข้อตกลงที่ทำกับลูกค้าไว้ ตัวอย่างเช่น การจ่ายสินค้าจะต้องจ่ายสินค้าที่หมดอายุก่อน FEFO (First Expiry First Out) ระบบก็จะต้องสั่งหยิบสินค้าที่จะหมดอายุก่อน ส่วนสินค้าที่หมดอายุช้าจ่ายทีหลัง เมื่อระบบทำตามคำสั่งและทีทมงานไปหยิบสินค้าตามระบบ กฎที่ลูกค้าตั้งไว้ก็จะถูกต้องเสมอ…

แต่การตั้งตรรกะเหล่านี้อาจจะไม่ได้ทำได้ง่ายๆ หากเงื่อนไขมีความสับซ้อนจนไม่สามารถทำได้  เช่น สินค้าที่ Pickface location จะต้องมีอายุมากกว่าสินค้าที่ Reserved location เสมอ แต่สินค้าถูกจ่ายเป็นสินค้าเต็มพาเลท เวลาระบบจับบางครั้งก็จะจับสินค้าจาก Reserved เลยเพื่อทำให้ง่ายและประหยัดเวลามากกว่า..คราวนี้พอทำแบบนี้ไปเรื่อย ๆ อายุสต๊อกมักจะ “เขย่า”  ไม่เคยจะเรียงได้ดี ๆ เลย..อันนี้ก็ต้องคุยกับลูกค้าตรง ๆ ว่า ยอมรับได้ไหม และส่วนใหญ่คนที่รับไม่ค่อยได้มักจะสายตรวจ เช่น บัญชีของลูกค้า Auditor เป็นต้น ต้องแก้ไขกันไปตามความเหมาะสม โดยงายคลังแล้วจริง ๆ มีขั้นตอนการทำงานเป็นของตนเอง เช่น การหยิบงาน จ่ายงาน เพราะระบบที่ซื้อมาใช้งานนั้นได้ถูกสร้างขึ้นมาตามมาตรฐาน และได้ออกแบบขั้นตอนการทำงานให้สอดคล้องแล้ว และหากคลังสินค้านั้นทำงานมายิ่งนานวันเข้า คนมีความคุ้นชินแล้ว ยิ่งยากต่อการเปลี่ยนแปลง….

ตรรกะการทำงานเหล่านี้จะใส่เข้าไปในระบบยังไง?

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบที่ซื้อมาใช้งานก่อนว่ามีขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวกับคลังสินค้าอะไรบ้าง และมีอันไหนตรงกับ Business Rules ที่ตกลงกับลูกค้าไว้
2. หากพบ Module ที่ไม่ตรงกับความต้องการของลูกค้าจะสามารถใช้วิธีไหนแก้ไขให้ตรงได้ หรือต้องใช้ระบบแบบเดิมและมาควบคุมด้านนอก มักจะเรียกว่า “Work Around Solution”
3. เมื่อเลือกคำสั่งในระบบได้เรียบร้อยก็เลือก Set ระบบ และลองใช้ระบบต่อไป

หากระบบ WMS ของคุณไม่มี module นั้นจริง ๆ สิ่งมที่ควรจัดการคือ สร้างขึ้นมาก่อนการเริ่มทำงาน เนื่องจาก การทำ Work around solution นั้นมีผลกระทบค่อนข้างมาก เช่น การเปลี่ยนพนักงาน ข้อมูลที่อาจสูญหาย การเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบ การเปรียบเทียบข้อมูลกับระบบ ความแตกต่างและความเสี่ยงที่เกิดขึ้นไม่คุ้มกับการพัฒนาและทำให้ระบบตรงกับที่ตกลงกันไว้ การสอบถาม Business Rules จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้ตรงกับที่ลูกค้าต้องการ การสอบถามควรสอบถามให้ลึกและครอบคลุมทุกประเด็นให้มากที่สุด ยิ่งถ้าเป็น 3PL ที่ต้องดูแลลูกค้าหลายเจ้า การทำแบบสอบถามเรื่องนี้จะมีส่วนช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น

ระบบการจัดการสินค้าภายในคลัง (Warehouse Management) เช่น การรับสินค้า การส่งสินค้า การจัดเก็บสินค้า การเพิ่มลดสินค้า เป็นต้น ลงในระบบ ทำเพื่ออะไรและทำยังไง

เมื่อมี SKU, Warehouse Configuration Master, Strategy / Business Rules เรียบร้อยแล้วสิ่งที่ขาดไม่ได้คงเป็นชุดคำสั่งต่าง ๆ ที่ทำให้คลังทำงานได้ เปรียบเหมือน Operation ที่จะขึ้นงานแต่ไม่มีใครู้เลยว่าแต่ละคนจะต้องทำงานอะไรบ้าง นั่นก็จะทำให้ทำคนใช้ระบบเป็นและทำงานได้เหมือนกันหมด หลักๆ คงหนีไม่พ้นเรื่อง SOP หรือ Standard Operation Procedure ว่าจะจัดเตรียมยังไงให้สอดคล้องกับ Business Rules ตัวอย่างที่ชัด ๆ และงานคลังชอบปวดหัวคืองานรับสินค้า

งานรับสินค้า Business rules จะค่อนข้างเยอะ เช่น สินค้าเกินจาก PO รับได้ตามจำนวนเท่านั้น รับเกินไม่ได้ ต้องเปิด PO เพิ่ม หรือจะเป็น สินค้ามาไม่ตรงรุ่น สลับรุ่นมาก็ต้องทำเอกสารเพิ่มเติมเพื่อรับเป็นสินค้าอีกตัวนึงเกินอีกตัวขาด อันนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไข ซึ่ง Business Rules จะต้องถูกสอบถามและตรวจสอบก่อนการเริ่มสร้างระบบเพื่อทำงานเสมอ เพราะถ้าคุณไม่สอบถามให้ครบถ้วน เวลาเขียนท Strategy จะเขียนได้ไม่ครอบคลุม รวมทั้งเวลาทดสอบก่อนการเริ่มใช้งานระบบจะขาดบาง case ไป ทำให้ ไม่สามารถทำงานได้นั่นเอง

ส่วนใหญ่ผู้ขายระบบจะมีการจัดการภายในคลังที่เป็นไปตามขั้นตอนการทำงานอยู่แล้ว เรียกแต่ละตัวว่า Module เช่น Receiving Module เป็นต้น โดยแต่ละ Module จะใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล (database) ไม่ว่าจะบันทึกเพิ่ม (+) หรือ บันทึกลบ (-) ซึ่งทุก ๆ การเปลี่ยนแปลง หรือ Transaction จะบันทึกไว้หมด เพื่ออัพเดทข้อมูลใน Database ตลอดเวลา โดยการเพิ่มลดของข้อมูลอาจจะไม่ได้หายไปจากระบบ อาจะเป็นเพียงการย้ายที่ (Move) เป็นต้น

เมื่อระบบ WMS มี Module อยู่แล้ว การทำงานหลักๆ ของผู้ตั้งโปรแกรมในระบบคือ เลือกว่า Business Rules และ SOP ตัวไหน ตรงกับ Module ไหน จากนั้นสั่งเปิด และใช้งานโดยผู้ดูแลระบบจะ test ให้ว่า ระบบนั้นทำงานได้ตามขั้นตอนการทำงานที่วางไว้หรือไม่ มีอะไรที่อาจจะเกิด error ขึ้นได้บ้าง เป็นต้น และจากนั้นจะ test ด้วยปริมาณ transaction เยอะๆ เพื่อจะดูว่าระบบมี error ไหม เพราะยิ่งข้อมูลเยอะ ระบบจะต้องทำงานซับซ้อนขึ้นเนื่องจาก transaction บางตัวซ้อนกัน เช่น หยิบสินค้าตัวเดียวกับไปก่อนหน้านี้ และ allocation ลงไป ถ้าสินค้าหมด ก็ควรจะต้องามีการฟ้องว่า Partial Allocation หรือ จองสินค้าได้แค่บางตัวเท่านั้นจากคำสั่งซื้อ เป็นต้น ขั้นตอนนี้เรียกว่า Unit test (อันนี้ศัพท์ที่ผมเคยใช้งานมาเท่านั้น) การทำงานกับระบบ หากเสร็จสิ้นแล้ว ตั้งไข่ได้แล้วก็ให้ผู้ทำงานจริง ได้ทดลองทำต่อไป ขั้นตอนนี้เรียกว่า UAT (User Acceptable Test) ซึ่งจะเป็นช่วงที่สามารถร่นเวลาในการเตรียมงานขึ้นคลัง (Implementation) เนื่องจาก แอดมินก็ฝึกและทดสอบการทำงานไป ทีมหน้างานก็เรียนงานส่วนอื่นไป

ระบบ WMS นั้นเวลาทำงานภายในคลังสินค้านั้นสามารถทำงานได้ด้วยวิธีการทำงานที่กำหนด แต่หากทำให้ข้อมูลอัพเดทแค่ภายในคลัง ฝั่งลูกค้าเองก็จะไม่รู้ว่าสินค้าออกจากคลังไปเท่าไหร่ ซึ่งลูกค้าเองต้องการทราบอยู่แล้วว่า สินค้าที่ขายออกไปนั้นออกไปจำนวนเท่าไหร่ และเป็นไปตามคำสั่งซื้อหรือไม่ ดังนั้นการแจ้งต่อการจึงเป็นสิ่งจำเป็น แต่ด้วยระบบของลูกค้าและระบบคลังสินค้าอาจจะไม่สามารถส่งมอบข้อมูลให้กันได้ ดังนั้นจึงต้อง export file เป็น *.csv, *.xls, หรืออื่น ๆ และส่งจาก คลังสินค้าไปยังลูกค้าเพื่อนำเข้าสู่ระบบอีกครั้ง ไม่ว่าจะด้วยการ คีย์เอง หรือ  upload เข้าไป

เมื่อต้องการทำงานให้ง่ายขึ้น การกำหนดให้ระบบทั้งสองระบบอ่านค่ากันเองได้จึงเริ่มขึ้น โดยข้อมูลจะถูกเทียบให้ตรงกันว่า ตัวนี้ในระบบหนึ่งเป็นชื่อเรียกในอีกระบบหนึ่งว่าอย่างไร (Field matching) เมื่อจับคู่กันแล้วก็ให้ระบบ copy/cut file จาก folder ที่ระบบและให้ระบบอ่านค่าและเทียบ (จินตนาการง่ายเหมือนระบบเอา data base มา vlookup กันนั่นเอง) เมื่อเทียบค่าได้หมดก็ใช้วิธีวางทับลงไปหรือ เทียบค่าก่อนวางทับอันนี้แล้วแต่ความเหมาะสม เมื่อข้อมูลถูกต้องและวางลงในระบบทั้งสองฝั่งเท่ากัน ถือว่าเป็นอันเสร็จสิ้น

การทำ interfacing data ระหว่างกันนั้นจะมีเวลากำหนด โดยอาจกำหนดเป็นเวลาเดียวต่อหนึ่งวัน หรือทุก ๆ 3 ชม หรือ ทุก ๆ 15 นาที หรืออาจจะทุกครั้งที่เกิดการเปลี่ยนแปลงในระบบก็ส่งข้อมูลหากันเลย ข้อจำกัดนี้ถือเป็นส่วนหนึ่งที่กระทบต่อการทำงาน ดังนั้นต้องระบุใน business rules ให้ชัดเจนเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการเหลื่อมเวลาของข้อมูลและผู้นำไปใช้สามารถนำไปใช้ได้แม่นยำมากขึ้น เมื่อทำระบบเสร็จก็ยังคงต้องทำ Test ทั้ง UT และ UAT ทั้งสองฝั่ง ด้วย transaction volume ที่ใช้ทดสอบและ volume ที่ใช้จริง เพื่อตรวจสอบระบบว่าคววามซับซ้อนที่มีสามารถรองรับได้มากน้อยแค่ไหน

ระบบ WMS รวม ๆ ที่ได้เล่ามานั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่ง หากแต่รายละเอียดภายในระบบจะต้องให้ผู้ที่ดูแลและออกแบบระบบเป็นผู้จัดการเท่านั้น ในส่วนนี้จึงเป็นเพียงการอธิบายเบื้องต้นของแนวทางการทำงาน

คำถามที่พบบ่อย ๆ เกี่ยวกับ WMS

1. ควรมีระบบ WMS หรือไม่

สำหรับผม การมี WMS สำคัญระดับหนึ่งครับ ในอดีตไม่เคยมีระบบ WMS ก็ยังทำงานกันได้ ไม่ว่าจะเรื่องของ Stock card ที่ใช้กันมานาน จนกระทั้งระบบเข้ามาแทนที่ ดังนั้นมีหรือไม่ ไม่สำคัญเท่าเข้าใจมันหรือไม่ เช่น ถ้าในปัจจุบัน ถ้าคุณใช้ Google Suite, MS Access เป็น ก็แทบจะไม่ต้องซื้อเพราะ Logic ต่าง ๆ ในงานของ WMS สามารถเขียนได้ผ่านโปรแกรมเหล่านี้ แต่คุณจะเขียนได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับความสามารถในการใช้โปรแกรมเหล่านี้

• ถ้ามีจะคุ้มค่าไหม

ถ้ามีแล้วคุ้มหรือไม่ อันนี้ตอบยากครับ แต่จากที่ทดลองทำมา มันขึ้นกับความซับซ้อนของงานที่คุณเก็บหรือทำครับ ถ้า transaction เยอะจริง ๆ ก็คุ้มที่จะใช้ ถ้าต้องการให้ทีมอื่น เช่น Finance ทำงานง่าย ๆ การมีระบบถือว่าช่วยได้เยอะมาก การประหยัดจากการมี WMS อาจจะมองมุมใดมุมนึงแล้วไม่เจอประโยชน์ ถ้ามองได้รอบด้านก็ถือว่าดีกว่า

• การ set up WMS ทำอย่างไร

สิ่งที่ต้องมีเสมอคือ ผู้คุมระบบ ไม่ว่าจะ Administrator หรือ Super User

ส่วนกาตั้งไข่ระบบนั้นไม่ต้องต่าง Implementation ทั่ว ๆ ไป ผู้ชำนาญจะบอกเองว่า ควรเริ่มจากอะไรก่อน เช่น Database ต้องพร้อม คนรู้ระบบต้องพร้อม ผู้ใช้งานต้องพร้อม แผนการต่าง ๆ จะเรียงร้อย ไม่ว่าจะเก็บข้อมูล ทดลองในระบบ สอนตัวหลัก สอนคนหน้างาน ปกติการตั้งระบบสักครั้งจะใช้เวลาไม่มากก็น้อย ตามแต่ความซับซ้อนของระบบนั่นเอง โดยเฉพาะถ้าเป็นการคุยกันระหว่างระบบ หรือ interface ก็จะใช้เวลาค่อนข้างเยอะ ทำงานหลายฝ่าย และต้องคุยกันให้ละเอียด บน Business Rules

• ถ้า WMS ล่มจะจัดการอย่างไร

ขอนี้บอกได้คำเดียวว่าแล้วแต่ทุนครับ ทุนน้อยใช้ระบบแบบ stand alone ก็ต้อง back up ดี ถ้าลืม back up ก็ทำงานบนความเสี่ยง ส่วนถ้าทุนเยอะพอ และตอนนี้ต้นทุนก็น้อยลงแล้วคือ ใช้ระบบ WMS ผ่าน Cloud ครับ โดยข้อมูลทุกอย่างจะขึ้นไปฝากไว้ และทำ transaction ต่าง ๆ ผ่านระบบบน cloud ถ้า 5G มาถึงในอนาคตอาจจะไม่ต้องใช้ Wifi router อีกแล้ว แต่ใช้ระบบที่เชื่อมต่อระหว่าง WMS – TMS – POS ผ่านมือถือได้เลย ไม่ต้องลงทุนอีกมากมายแล้ว

มาถึงบทส่งท้ายของ WMS แล้ว โดยส่วนตัว ผมคิดว่า การเข้าใจระบบการทำงานภายในคลังคือเรื่องใหญ่ ส่วนระบบไหน คือเรื่องรองลงไป ดังนั้นหากคุณทำงานในคลังเป็น เข้าใจทุกแง่มุมจริง ๆ ระบบก็ไม่ใช่เรื่องสำคัญครับ หากติดตามทางเพจ ผมได้เริ่มทำ Warehouse Management 101 ไว้ให้นะครับ ถ้าไล่ตามอ่านมาเรื่อย ๆ จะเห็นว่า ผมได้ไล่ความรู้เรื่องคลังไปเรื่อย ๆ และวางแผนไว้ว่า ถ้าออกจนครบจะเป็นไตรภาคพอดีครับ เผื่อเป็นความรู้แก่ทุกท่านนะครับ ผมพยายามทำให้เนื้อหาไม่วิชาการมาก และช่วยให้เข้าใจถึงแก่นจากการทำงานจริงจากหน้างานครับ และพบกับเรื่องต่อไปในสัปดาห์หน้านะครับ

#Warehosuemanagement, #WMS, #warehousestrategy, #Businessrules, #Transaction,