ป้ายกำกับ: #Inventorymanagement

กระดูกสันหลังของคลังสินค้า (Warehouse Backbone)

.

การทำงานของคลังสินค้าในปัจจุบันนั้น คนภายนอกอาจจะมองแค่เพียงว่า เป็นที่รับ-เบิกจ่ายสินค้าไปยังปลายทางได้อย่างเป็นระบบ…แต่ใครเล่าจะรู้ว่า เบื้องหลังของความคล่องแคล่วว่องไวนั้นคลังสินค้าต้องทำงานกันมากมายแค่ไหนเพื่อเตรียมสินค้าจัดจ่ายให้ ถึงมือผู้บริโภค อย่าง ถูกต้อง สภาพดี ตรงต่อเวลา…

.

ดั่งร่างกายมนุษย์ของเรานั้น เวลาสมองคิดก็ต้องคิดแล้วส่งความคิดนั้นไปยังอวัยวะต่าง ๆ เพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง การรับคำสั่งจากสมองนั้น จึงเปรียบเสมือนความต้องการของลูกค้าที่ส่งมาให้เราทราบว่าต้องการสินค้าเท่าใดหรือวางแผนขายสินค้าไว้อย่างไร…แต่เมื่อเข้ามาแล้วนั้น ก็ต้องแปลคำสั่งเหล่านั้นและส่งต่อคำสั่งเหล่านั้นไปยังอวัยวะต่าง ๆ ร่างการมนุษย์มีโครงสร้างสำคัญคือกระดูกสันหลัง คลังสินค้านั้นก็มี ระบบการจัดการคลัง (WMS – Warehouse Management System) เป็นดั่งกระดูกสันหลังเช่นกัน

.

หลายคนมองข้ามและคิดเสมอว่า การจ่ายสินค้าไปยังปลายทางได้นั้นคือการสิ้นสุดการทำงานแล้ว โดย “หลายคน” ที่ว่านี้ก็มีพนักงานของคลังสินค้าเอง หรือแม้แต่ตัวผู้จัดการคลังสินค้าก็มีความคิดเช่นนั้นเหมือนกัน..ผลจากความคิดที่มองข้ามการทำงานตามระบบนั้น ก่อให้เกิดปัญหามากมาย เช่น สินค้า “หาย” หรือ “หาไม่เจอ” (ดังที่เคยได้กล่าวไว้ในบทก่อนหน้า)

.

ดังนั้นการรู้จักว่าระบบการจัดการคลังสินค้า (WMS) นั้นคืออะไร ก็เป็นเรื่องจำเป็นเรื่องนึงเลยนะครับ…ระบบการจัดการคลังสินค้ามีหลากหลายระบบมาก ๆ แล้วแต่บริษัทที่ให้บริการ มีตั้งแต่ระบบเก๊า…เก่า ไปยังระบบที่สามารถมองเห็นสินค้าทั่วทุกมุมโลกผ่านระบบ ๆ เดียวได้ แต่จากหลายบริษัทที่ผลิตนั้น อาจมีชุด ”คำสั่งที่แตกต่างกัน” แต่มี ”หลักการ” เดียวกัน (Different User interface same Logic) มาดูกันครับว่า หลัก ๆ แล้ว หลัการที่ว่ามันมีอะไรบ้าง

.

ง่าย ๆ ครับ เปรียบเทียบกับการสร้างอีเมล อาจจะทำให้คุณดูแล้วเข้าใจง่ายขึ้นไปเลยครับ….ลองนึกดูนะครับ อีเมล ต้องมีการระบุชื่อ, ที่อยู่, เบอร์ติดต่อ, แหล่งอ้างอิง, รวมทั้งตัวอีเมลก็บันทึกทุกความเคลื่อนไหวของจดหมายในอีเมลของคุณ ในระบบการจัดการคลังสินค้า ก็เช่นกันครับ ระบบจะต้องมีข้อมูลพื้นฐานของการจัดเก็บสินค้า (Master Data) เช่น

– รหัสสินค้า (SKU)

– ชื่อสินค้า (Product Description)

– รหัสผลิต (Lot / batch)

– วันที่ผลิต / วันหมดอายุ (Manufacturing date / Expiry date) เป็นต้น

และยังมีเรื่องการจัดการอื่นๆ เช่น อีเมลที่ส่งเข้าก็เปรียบได้ดั่งการรับสินค้า (Received) และการที่อีเมลที่ส่งออก ก็เปรียบได้ดั่งการจ่ายสินค้าออก (Dispatching/ Delivery) และอะไรคือ Inventory ของ อีเมลหละ ก็ง่าย ๆ ครับ “จดหมาย”ที่คุณรับและจ่ายออกนั้นเอง ความต่างมีเพียงแค่จดหมายนั้นเป็นของคุณ แต่ inventory นั้นเป็นของผู้ว่าจ้างเก็บสินค้านั่นเอง

.

การออกแบบและทำงานของระบบการจัดการคลังสินค้า (WMS) จึงมีแผนภาพง่าย ๆ ดังแสดงว่าในภาพแล้วนะครับ

สมการง่าย ๆ ครับ Master Data + Logic & Rule -> Procedure

โดยทั่วไปแล้วนั้นระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) นั้นจะมีคำสั่งพื้นฐานมาอยู่แล้วนะครับ เหมือนมือถือที่มีคำสั่งโทรออก รับสาย รับข้อความ แต่การจะทำงานเพิ่มเติมในมือถือ เราโหลด App แต่ ใน WMS นั้น ขึ้นอยู่กับว่าโปรแกรมของบริษัทนั้น ๆ ยอมให้ปรับแต่งได้มากน้อยเท่าไหร่นะครับ

.

และผลลัพท์ของการใช้ระบบนั้นคงหนีไม่พ้นเรื่องการจัดการที่ถูกบันทึกและตรวจสอบ (Track and Traceability) ได้ แต่ยังไม่จบเพียงแค่นี้ ถ้ามองในมุมนึง มันคือข้อมูลมหาศาลที่ใช้ในการจัดการได้หลากหลายมากนะครับ เช่นการดึงรายงานมาวิเคราะห์การพัฒนาปรับปรุงการทำงาน หรือทำรายงานเพื่อทวนสอบกลับกับยอดกับรับส่งสินค้าจริงกับค้นทางและปลายทางเป็นต้น

.

ในปัจจุบันนี้ ความเข้าใจและความรู้เกี่ยวกับระบบการจัดการคลังสินค้าจึงเป็นความรู้ที่มีค่ามากในสายอาชีพนี้ อย่างที่บอกนะครับ ระบบอาจจะมีหลายบริษัทสร้างขึ้นมา แต่ก็ยังอยู่บนพื้นฐาน “หลักการ” เดียวกัน ดังนั้นหากมีโอกาสได้ข้องแวะ อย่าลืมไปลองดูนะครับ ว่าระบบคลังสินค้าที่คุณได้เล่นอยู่นั้น ทำงานยังไง และมีลูกเล่นอะไรเท่ห์บ้าง จะได้นำมาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์แก่งานของคุณครับ

จากของหายสู่การจัดการอย่างเป็นระบบ และใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย (From Lost to Systematic Controlling)

.

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory) นั้น ถูกพัฒนาเรื่อย ๆ มา ด้วยวิธีการทำงานต่าง ๆ โดย วิธีการจัดการให้ความถูกต้องและแม่นยำของสินค้าคงคลัง (Inventory Accuracy) นั้นมีหลากหลายวิธี แต่ผมจะขอแบ่งเป็นขั้นตอนเพื่อให้เกิดความเข้าใจว่า การทำให้สินค้าคงคลังถูกต้องเสมอในทุกกระบวนการ ทำได้จริงหรือไม่

.

เมื่อสินค้ามาถึงคลังสินค้า หรือที่เรียกว่า สินค้าขาเข้า เป็นช่วงเวลาบาดใจมาก เพราะในมือของเรานั้น จะมีเพียง สายตา เอกสาร และตัวสินค้าเท่านั้น ที่จับต้องได้ หากมีการส่งข้อมูลล่วงหน้ามายังระบบจัดการภายในคลังสินค้า (interface to WMS) ก็ใช่ว่าจะช่วยให้สินค้าคงคลังตรงและถูกต้อง เพราะระบบ WMS ไม่มีลูกตา ดังนั้นในปัจจุบันนั้น หากไม่ได้ใช้ระบบที่ลงทุนมาก ๆ อย่าง RFID (Radio-frequency identification) ก็จะต้องพึ่งพาตัวเรานี่แหละเพื่อตรวจสอบ ซึ่งการทำให้ถูกต้องได้นั้น จะต้องนับทุกชิ้น (ในหลาย ๆ คลังสินค้า ผู้ซื้อตกลงกับผู้ขายเรื่องการคิดเงินคืน หรือ Claim เพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน) อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ก็จะต้องแลกมากับเวลาและแรงงานที่ต้องสูญเสียไป

.

กรณีที่สินค้าอยู่ภายในคลังหรือพื้นที่จัดเก็บที่เตรียมไว้แล้วนั้น การนับทุกวัน (Daily Cycle Count) ก็เป็นวิธีที่ใช้สำหรับตรวจสอบความผิดเพี้ยนของสินค้าคงคลัง (Stock Discrepancy) ที่อาจเกิดขึ้นได้

.

และเมื่อถึงการหยิบจ่ายออกไปนั้น การหยิบและจ่ายสินค้าตามใบคำสั่งหยิบ (Picking Slip) ทั้งในส่วนของตรงรหัสสินค้า (Correct SKU), ตรงวันผลิตสินค้า (Correct batch/lot) ตรงจำนวนที่ระบุให้หยิบ (Correct QTY) เป็นการทำให้สินค้าคงคลังถูกต้องการ ได้เหมือนกัน

.

จากขั้นตอนง่ายของการนำสินค้าเข้าคลัง การนำสินค้าออก และการตรวจสอบสินค้าในคลังนั้น มีส่วนช่วยทั้งสิ้นที่จะทำให้สินค้าคงคลังแม่นยำและถูกต้อง

.

ทุกวันนี้เล่า เขาทำกันอย่างไร….

มันก็ยังมีหลายแบบนะครับขึ้นอยู่กับต้นทุน ได้แก่

  • การใช้ Stock Card เพื่อตรวจสอบในพื้นที่จัดเก็บนั้น ๆ ว่าสินค้าตรงกับจำนวนที่ระบุใน Stock Card หรือไม่
  • การใช้ RDT (Radio Data Terminal) เพื่อเป็นการยืนยันแบบทันทีในระบบ อันนี้ก็ต้องขึ้นอยู่กับว่าระบบ WMS ของคุณนั้นสามารถ วางแผน, รองรับ, ระบุ, ตรวจสอบ ได้ดีแค่ไหน เพื่อชี้แจงตำแหน่งของสินค้า, การเคลื่อนไหวของสินค้า, การทวนสอบต่าง ๆ ระหว่างข้อมูลหลายหลากบนสินค้านั้น เป็นต้น
  • การใช้ RFID (Radio-frequency identification) นั้น ถือว่าค่อนข้างง่ายเลย เพราะบนสินค้าจะมีระบุตัวสะท้อนสัญญาณที่ออกมาเป็นรหัสที่ระบุไว้บนแต่ละชิ้นสินค้า (ลองดูตัวอย่างง่าย ๆ ได้ที่ร้านหนังสือหรือห้างสรรพสินค้าที่มีเครืองตรวจจับเวลามีขโมย ขโมยหนังสือออกจากร้านนะครับ)

แต่โดยรวมแล้ว ผลของการนับสินค้าคงคลังก็จะเพียงต้องการผลคือ “สินค้าอยู่ถูกที่ไหม”, “จำนวนตรงหรือไม่”, “รหัสผลิตตรงไหม”

.

ดังนั้นการทำให้สินค้าคงคลังตรงและถูกต้องนั้น มี “หลากหลายวิธีการ” ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว แต่อยู่บน “หลักการเดียว” เท่านั้น คือ ทำอย่างไรให้เรารู้ว่าสินค้าเคลื่อนไหวไปที่ไหน และจะต้องหาเจอเสมอ รวมทั้งสอบกลับได้อย่างชัดเจน (Trackable and Traceability)

.

ของในบ้านเราก็ไม่ต่างกันนะครับ แต่แค่เราใช้วิธีนึก ไม่ได้ใช้ระบบเท่านั้น!