ป้ายกำกับ: #PDCA

.

จากเรื่อง 4P อันได้แก่ P ที่ 1 Place หรือ “สถานที่” , P ที่ 2 Product หรือ “ตัวสินค้า”, P ที่ 3 People หรือ “ทีมงาน”, P ที่ 4 Process หรือ “ขั้นตอนการทำงาน” ผมอยากจะขอเล่าเรื่องของทั้ง 4P ตามลำดับการทำงานตั้งแต่แรกเริ่มจนดำเนินการจัดจ่ายสินค้าได้นะครับ…

.

ก่อนจะเริ่มทำงานคลังเราคงต้องเริ่มด้วยการเรียนรู้วิธีการทำงานก่อน เพื่อนำแนวทางการทำงานนั้นไปศึกษาและออกแบบคลังสินค้า การทำงานของขั้นตอนการทำงาน จึงทำงานร่วมกับ P-Product ที่เราจะต้องรู้ถึงประวัติการรับจ่ายสินค้า แต่ผมยังมองว่าขั้นตอนการทำงานน่าจะเป็นหลักในการออกแบบมากกว่าเพื่อสร้าง P-Place นะครับ…จึงเล่าถึงตรงนี้ก่อน…

.

จากที่เคยเจอะเจอมานะครับ ปัญหาที่เรามักจะเจอว่าเราไม่เข้าใจการทำงานของลูกค้า (ในกรณีของ 3PL นะครับ) เนื่องจาก คนที่จัดหาผู้มาประมูลเป็นฝ่ายจัดซื้อ แต่คนที่ต้องทำงานด้วยเป็นฝ่ายผลิตหรือผู้จัดการสินค้าเข้านั้น ทำให้แผนกออกแบบและเสนอราคา (ทีมเซล) ไม่สามารถทำราคาที่เหมาะสมได้..แต่มักจะเจอสถานการณ์ว่า ราคาที่เสนอต่ำกว่าที่ควรจะเป็น บางทีจัดซื้อเองก็คงฟินนะครับ ได้ของราคาถูก แต่เชื่อเถอะครับ พอทำงานกันไปก็จะมาเสียใจเพราะ คุรภาพของการบริการไม่ได้ในระดับที่ควรจะเป็น…

.

การเตรียมงานก่อนการให้บริการนั้น.. ทางคลังเองซึ่งจะต้องทำงานภายใต้ข้อกำหนดต่าง ๆ เช่น ISO9001, ISO18001, ISO 13485 เป็นต้น การออกแบบขั้นตอนการทำงานนั้น เมื่อสอดคล้องกับราคาแล้ว ก็ต้องแปลงความคิดนั้นมาเป็น ขั้นตอนการทำงานแบบเป็นรายลักษณ์อักษร (SOP Registration) เพื่อทำให้พร้อมตรวจสอบและจัดเตรียมการสอนเพื่อให้การทำงานหน้างานจริง..สอดคล้องกับเอกสารที่เขียน..หากไม่สอดคล้อง ก็แก้ที่หน้างาน หรือจะแก้ที่เอกสาร ก็ว่ากันไปนะครับ ตามแต่นโยบายของบริษัท….ต่อไป

.

เมื่อได้ขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องจากการทบทวนและออกแบบแล้วนั้น.. เราจะต้องสอนและทดสอบพนักงานเพื่อให้รู้ว่าพนักงานนั้นเข้าใจในสิ่งที่พยายามออกแบบและทำได้จริง….อาจจะถึงขั้นต้องทดลองทำจริงเลย ด้วยการจำลองสถานกาณณ์ก็เป็นวิธีการทดสอบพนักงานไปอีกแบบ..

.

ขั้นตอนการทำงานนนี้เอง เปรียบดั่งภาษาที่ใช้คุยกันระหว่างผู้ควบคุมการทำงานกับผู้ทำงาน จึงต้องมีผู้คอยตรวจสอบ…รวมทั้งมันเลยไปถึงอีกทวนสอบอยู่เรื่อย ๆ เพื่อให้สอดคล้องอยู่เสมอนะครับ…และกรณีลูกค้าบางรายก็ขอเข้ามามีส่วนร่วมในการออกแบบและตรวจสอบความสอดคล้องให้สม่ำเสมอนะครับ..ซึ่งถือว่าเป็นการทำงานให้สอดคล้องกับตั้งแต่ ต้นทางไปยังปลายทาง..

.

แต่การทำงานมันยังมีคำว่า “ทำให้ดีขึ้นกว่าเดิม” จริงไหมครับ..ผู้ดูแล P-Process (เช่น หัวหน้างานหรือผู้จัดการ) จึงต้องหาอาวุธใหม่ ๆ มาเล่น เพื่อทำให้เวลาในการทำงานลดลงอย่างเหมาะสม เช่น คุณภาพไม่เสียหาย, ค่าใช้จ่ายลดลง, เวลาการทำงานลดลง ดังนั้น..การที่ทำงานทุกวันอาจจะเรามองข้ามหลาย ๆ อย่างไป แต่จริง ๆ แล้ว ถ้าเราอยากจะรู้ว่าจะพัฒนาตรงไหน ต้องใช้ 2 สิ่งเป็นหลักครับ คือ ตา กับ หู ด้วยการฟังทีมงานเล่าปัญหาให้ฟังเยอะ และสังเกตว่ามันจริงไหม หรือยังเกิดขึ้นไหม…มีหลายแนวทางนะครับในการปรับปรุง แต่ที่สำคัญคงไม่พ้นเรื่อง PDCA (Plan-Do-Check-Act) เป็นหลักการทั่วไปในการทำงาน เหมือนหลักอริยสัจ 4 ครับ ใช้จริงก็จะ “เห็นผล”-“รู้สาเหตุ”-“มองหาผลที่อยากได้”-“หาแนวทางเพื่อให้ได้ผลที่อยากได้” มันก็จะวน ๆ  ไปเป็นวงเวียนเหมือนกัน เพื่อพัฒนาปรับปรุงไปเรื่อย ๆ ดังเช่นกฏไตรลักษณ์ ที่ต้องพัฒนาไปเรื่อย ๆ เช่นกัน (ศีล-สมาธิ-ภาวนา คือ ศีล 5- ทำสมาธิ-ภาวนา แล้วก็ ศีล 8-สมาธิ-ภาวนา แล้วก็…ไปเรื่อย ๆ จน พ้นทุกข์)

.

คราวนี้คงเห็นความสำคัญของขั้นตอนการทำงาน (P-Process) ว่าถ้าไม่รู้ก่อนคงไม่สามารถทำอะไรได้เลยตั้งแต่เริ่ม ดังนั้นก่อนการเริ่มทำอะไร เราคงต้องเรียนรู้ที่จะถามว่า…”ต้องการให้ทำอะไรครับ?” ทุกครั้งก่อนทำนะครับ เพราะมันคือตัวกำหนด “ขั้นตอนการทำงาน” ต่อไปครับ

.