#Place – Warehouse Management

ด้านบุคคล (P-People)

จากเรื่อง 4P อันได้แก่ P ที่ 1 Place หรือ “สถานที่” , P ที่ 2 Product หรือ “ตัวสินค้า”, P ที่ 3 People หรือ “ทีมงาน”, P ที่ 4 Process หรือ “ขั้นตอนการทำงาน” …สิ่งสุดท้ายที่วุ่นวายที่สุดใน 3 โลกก็คือเรื่องของคนนี่แหละ ไม่ว่าจะองค์กรไหน ถ้าไม่มีคนก็ไม่มีงาน แต่ถ้ามีคนก็มีปัญหาอยู่ร่ำไป …หลักการบริการคนนั้นมีหลากหลายมากสำหรับการบริหารให้พนักงานทำงานให้ดี…แต่ส่วนใหญ่มันมักจะมี SHIP ต่อท้าย..ผมจะขอแค่ยกตัวอย่างง่าย ๆ นะครับ

Ownership หรือ “ความเป็นเจ้าของ” อันนี้เป็นภาพที่ชัดเจนขึ้นไม่ใช่ในส่วนของการเป็นเจ้าของอย่างเดียว แต่จะต้องสร้างให้กับพนักงานเข้าใจว่า เรื่องของบริษัท เป็นเรื่องของตัวพนักงาน…ไม่ง่ายนะครับ อาจจะเป็นจุดเริ่มต้นเลยทีเดียวครับ เพราะหากเราสามารถทำตัวนี้ได้ ไอ่เรืออื่น ๆ (SHIP ตัวอื่น ๆ) จะเกิดขึ้นตามทันที..ในตัวของผู้บริหารเองก็ต้องพยายามสร้างความรู้สึกว่า จะหางานเข้าสู่บริษัทอย่างไร จะลองทำอย่างไรให้คนที่รับไม้ต่อไปทำงานที่ได้รับมาอย่างดี..ออกมาแล้วได้เป็นผลประโยชน์ต่อบริษัท..แต่ทุกวันนี้ คุณอาจจะเห็นผู้บริหารมีความเป็นเจ้าของนะครับ แต่เป็นเจ้าของในความกังวลแบบกลัวตัวเองจะไม่รอด…มันก็จะออกมาไม่ค่อยดีเท่าไหร่ เพราะล้อมันหมุนเบี้ยว ไม่ใช่เส้นทางมันมีปัญหาอย่างเดียวนะครับ…แต่ในส่วนของพนักงานระดับปฏิบัติการนั้น..การสร้างความเป็นเจ้าของมันยากมากครับ แต่ผมมองว่ามี key สำคัญคือ ทำอย่างไรให้กินอยู่สบายก่อน…ดังนั้นเมื่อผู้บริหารต้องการจะสร้างให้ทีมงานขับเคลื่อนในรูปแบบของความเป็นทีมเดียวกันนั้น หากเราสามารถทำให้เป็นเหมือนครอบครัวเดียวกันหรืออยู่ร่วมกัน ก็จะไปกันต่อได้..ง่ายขึ้น พนักงานจะมีความรู้สึกว่า “บ้านของเขา” เขาจะรักการทำงานมากขึ้น ทั้งเพื่ออนาคตและความมั่นคง

Leadership หรือ “ความเป็นผู้นำ” ในส่วนนี้ มันสำคัญตรงที่ต่อจาก Ownership หรือความเป็นเจ้าของ นั้นเมื่อเราเป็นเจ้าของบริษัท (ร่วมกัน) แล้วนั้นความเป็นผู้นำจะเอาไปทำอะไรอีก…เอาสิครับ ยังต้องใช้ครับ เพราะพนักงานเก่ามีวันลาออก พนักงานใหม่ก็มีสมัครเข้ามา พลังใจที่อ่อนล้า ความเมื่อยล้าในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นมากมาย…ความเป็นผู้นำของผู้บริหารนั้นจะเป็นผู้ใส่พลังเพื่อขับดันเข้าไปให้น้อง ๆ เดินกันต่อไป….การให้พลังก็ตามลำดับไหล่นะครับ จากใหญ่ไปเล็ก ดังนั้นอย่าลืมนะครับ คุณเป็นหัวหน้านะครับ ต้องนึกเสมอว่า “เราเป็นหัวหน้านะครับ” แต่ต้องเป็นหัวหน้าที่มีความเป็น “ผู้นำ” ครับ ดังนั้นท่องไว้ครับว่า…ผู้นำ คือคนที่จะพาคนอื่นไปในเส้นทาง ผ่านอุปสรรค ไม่ใช่แค่สั่งนะครับ…เมื่อความเป็นผู้นำเข้าแทรกซึมในตัวพนักงานทุกคน เขาจะดูแลคนที่อยู่ภายใต้การดูแลของเขา จากนั้นผู้บริหารจะมีพื้นฐานที่ดีและต่อยอดได้

Friendship หรือ “มิตรภาพ” ขอออกตัวก่อนนะครับ ว่าจะไม่พูดถึงเรื่องตอแหลหรือแทงข้างหลัง..เพราะมันเป็นสิ่งที่ไม่ได้ช่วยให้งานมันดีขึ้น….คุณเชื่อไหมครับ…เรื่องง่าย ๆ ของการจัดการเรื่องนี้มันเกี่ยวกับความเป็นคนปกตินี่แหละครับ..เช่น การรักษาคำพูด, ความไม่ลำเอียง, การเอาใจเข้ามาใส่ใจเรา,….เรื่องอะไรที่มันเกี่ยวกับคนสองคนขึ้นไป มันจะเกี่ยวข้องหมดเลยครับ….แต่สิ่งที่ควรจะเป็นไป คือ การให้เกียรติ ทั้งรักษาคำพูด การมีมารยาทอย่างจริงจัง การให้ความช่วยเหลือซึ่งกันและกัน…เรื่องเหล่านี้คงไม่ต้องสอนกันหรอกครับ แต่เน้นเรื่องความจริงใจ (จริง ๆ นะครับ) ถ้าคุณทำออกจากใจจริง ๆ ก็จะออกมาเป็นคำว่ามิตรภาพนั่นเอง…

อย่างที่บอกนะครับ เรื่องการจัดการเกี่ยวกับบุคคล หลากตำรา หลายวิธี ดังนั้นการศึกษาคงไม่มีวันจบสิ้นในส่วนนี้…

ตอนนี้เราเดินมาถึง P ตัวสุดท้ายแล้วนะครับหวังว่า จะช่วยให้เข้าใจเรื่องการจัดการงานคลังได้ดีขึ้นะครับ…. ถ้าเราสามารถควบคุมจัดสมดุลให้กับ 4P นี้ได้ การงานในคลังจะลื่นไหล ชื่นมื่นกันทุกคนนะครับ……

ขอขอบคุณอาจารย์ผู้สอนให้ผมเข้าใจ concept ของ 4P ที่พี่ค้นพบและแบ่งปันให้ผมครับ…

สินค้า (P-Product)

จากเรื่อง 4P อันได้แก่ P ที่ 1 Place หรือ “สถานที่” , P ที่ 2 Product หรือ “ตัวสินค้า”, P ที่ 3 People หรือ “ทีมงาน”, P ที่ 4 Process หรือ “ขั้นตอนการทำงาน” …สิ่งที่เราขาดไม่ได้เช่นกันอีกตัว อาจจะเรียกว่ามันคือเงินทองของทั้งผู้ให้บริการคลังและผู้ใช้บริการ ก็คือตัวสินค้าหรือ Inventory นั่นเอง..

Product คงจะกินใจความได้กว้างกว่า Inventory อีกนิด เรามาดูกัน..product คือ ตัวสินค้า และมีอะไรบ้างที่เราต้องสนใจในตัวสินค้า..มีหัวข้อที่เราต้องดูดังนี้…

กลุ่มสินค้านั้น คือสินค้ากลุ่มไหน…ต้องเก็บในการควบคุมอะไรบ้าง…เป็นสินค้าอุปโภคหรือบริกโภค…(Product spec)
ปริมาณที่ต้องรับ-จัดส่งในแต่ละวัน เดือน ปี เท่าไหร่ (Trend)
การควบคุมการจ่ายสินค้า (lot/batch)
อายุสินค้า (Age)
ขนาด (Dimension)
น้ำหนัก (Weight)

หลักๆ เราก็จะนึกถึงประมาณนี้..แต่ที่ไหนได้บางเราอาจจะต้องเดินไปที่ร้าน หรือโรงาน หรือปลายทางที่จะรับสินค้า เพื่อมองหาแล้วมองให้ออกว่า ลูกค้า หรือผู้ใช้งานสินค้าที่ปลายทางนั้นใช้ของยังไง แล้วเราจะจัดขชองอย่างไรให้สอดคล้องกับปลายทางที่จะรับสินค้า..

เรื่องตัวสินค้านั้นนอกจากจะเรียงและจัดส่งแล้ว ตัวพนักงานเอกก็ต้องเรียนรู้และเข้าใจถึงการดูแลตัวสินค้าเป็นอย่างดี… แต่ปัญหาที่มักเจอบ่อย ๆ และไม่สามารถแก้ไขได้มีเยอะมากเกี่ยวกับคำว่า “ตัวสินค้า” เช่น ตัวบลูกค้าเอง ก็ยังไม่รู้เลยว่า ตัวเองขายของอะไรไปเท่าไหร่..การดูแลสินค้าจะจัดการยังไง….เวลาที่ให้เสนอราคาเองก็ไม่ให้ข้อมูลทั้งหมด (โดยอาจจะใช้คำว่า “ไม่สามารถบอกอะไรมากกว่านี้ได้”) ซึ่งนั่นเองเป็นเหตุผลที่สำคัญอีกอย่างที่ทำให้ไม่สามารถทำราคาไปเสนอได้อย่างตรงใจ (ถูกและดี แบบ Foodlands นั่นเอง) …ดังนั้น ความสำคัญของ Product จึงเป็นเรื่องที่สับซ้อนมาก และ ละเอียดอ่อนมาก เพราะ ให้มากไปก็ไม่ได้ ให้น้อยไปก็ไม่ได้ จนกว่าจะถึงขั้นตอนการระบุในเอกสารเปิดเผยข้อมูลกัน ถึงจะเปิดเผยได้อย่างเหมาะสม เพราะข้อมูลจะเป็นความลับระหว่างผู้ที่ให้และผู้รับข้อมูลไปใช้…

ในอีกมุมหากท่านเป็นผู้ที่ต้องเข้าไปทำงานในคลังสินค้าที่มีการให้บริการอยู่แล้วนั้ สิ่งแรกสุดที่ผมว่ามันช่วยได้คือ หารเรียนรู้สินค้าทั้งหลายภายในคลังให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ และควรจะไวที่สุดเท่าที่จะทำได้ ดังเช่นซุนวูว่าไว้ “รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครา” หากเรารู้ว่า ลูกค้า หรือปลายทางจัดการสินค้ายังไง (รู้เขา) แล้วเอามาย้อนคิดกลับว่า เราจะจัดการกับสิ่งที่เราบริการอย่างไร (รู้เรา) แต่ด้วยความรู้ทั้งสองส่วนนั้น เราจะต้องไม่ประเมินเพียงแค่ว่า เรารู้ หากแต่ต้องรู้จริง ๆ ในสินค้านั้น และสามารถจัดการกับสินค้าได้ในทุกสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็น ลูกค้าเปิดร้านใหม่, ปลายทางไม่รับสินค้า, โรงงานไม่ผลติสินค้าตัวนี้, ต้นทางส่งสินค้ามาผิดตัว หรือ วันผลิต, มีสินค้าย้อน Lot (วันผลิตของสินค้าที่ส่งมารอบหลัง อายุสั้นกว่ารอบแรก) เป็นต้น…เพราะเราเองจะไม่สามารถควบคุม แผนการจัดการสินค้า (Product Strategy เช่น FIFO, FEFO) ได้เลย

ส่วนของ Place เองก็ต้องพึ่งพาข้อมูลจาก Product ในการออกแบบเป็นอย่างมาก เพราะเป็นตัวกำหนดทุกอย่างภายในการออกแบบเลยทีเดียว..หากคุณยังไม่รู้ว่า Product ที่คุณส่งจัดเก็บและจัดส่งนั้นคืออะไร คงไม่มีเวลามาคิดแล้วว่าจะดูแลอย่างไร ต้องเริ่มจากการทำความรู้จัก Product ให้ถ่องเสียก่อน และคุณจะทำงานกับคลังด้วยความสนุก

สถานที่ (P-Place)

จากเรื่อง 4P อันได้แก่ P ที่ 1 Place หรือ “สถานที่” , P ที่ 2 Product หรือ “ตัวสินค้า”, P ที่ 3 People หรือ “ทีมงาน”, P ที่ 4 Process หรือ “ขั้นตอนการทำงาน” จากขั้นตอนการทำงานก็คงจะเป็นเรื่องของสถานที่ทำงาน (Place)…

เมื่อเราศึกษาและเข้าใจถึงขั้นตอนการทำงานรวมทั้งลูกค้าได้ให้ความไว้วางใจให้บริการคลังสินค้า (หรือผู้บริหารตกลงให้ดำเนินการสร้างคลังภายในโรงงาน) เราจะต้องมาเริ่มออกแบบและวางแผนสร้างกันหละครับทีนี้…หลัก ๆ ของการสร้างนั้น ขอแบ่งเป็น 3 ส่วนนะครับ ส่วนแรกเป็นเรื่องของโครงสร้างอาคาร (Building) ส่วนที่สองคือ อุปกรณ์จัดเก็บประเภทต่างๆ (Storage) และส่วนที่สาม คือ อุปกรณ์ที่เคลื่อนย้ายสินค้าในรูปต่าง ๆ (MHE: Material Handling Equipment)

เริ่มต้นด้วยอาคารที่จัดเก็บที่จะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับขั้นตอนการทำงาน..ทั้งการรับสินค้าเข้าและจ่ายออกนะครับ..โดยการออกแบบนั้น เมื่อได้รับปริมาณสินค้าที่จัดเก็บและพื้นที่ที่ต้องการหละก็ จะเริ่มด้วยการกำหนดพื้นที่โดยประมาณ และพื้นที่ให้เหมาะสมกับปริมาณ (คาดเดาและประมาณจากการคำนวณ) จากนั้นก็เลือกทำเลของแต่ละคลังที่เลือกไว้ ด้วยหลักการ Center of Gravity หรือ ศูนย์กลางแรงดึงดูด เมื่อได้คลังตามจุดที่ต้องการแล้วนั้น เราจะเริ่มวางพื้นที่จัดเก็บก่อนนะครับว่า Rack ควรจะอยู่ตรงไหน หรือจะใช้อะไรในการเก็บ เช่น ถ้าหากว่าลูกค้ามีเงินเยอะและพร้อมลวทุนกับเทคโนโลยี ก็อาจจะเลือกใช้การจัดเก็บรุ่นใหม่ ๆ เช่น พวก ASRS หรือ Shuttle System ก็จะต้องเลือกออกแบบกันไปนะครับ..โดนเทคนิคหลัก ๆ ของการวางตำแหน่งต่าง ๆ ภายในคลังนั้น ก็จะต้องคำนึงถึงการไหลของสินค้ารวมทั้งการกีดขวางพื้นที่ต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานไหลลื่นและไม่ติดขัดในการทำงานครับ..

เมื่อออกแบบได้ครบถ้วนแล้วนั้น..ทางทีมออกแบบจะต้องประเมินถึงเครื่องที่จะใช้ในการเคลื่อนย้ายสินค้า (MHE) ซึ่งจะต้องสอดคล้องกันนะครับ เพื่อเคลื่อนย้ายสินค้าได้ไวที่สุด และง่ายต่อการทำงานของพนักงานที่สุด การเลือก MHE นั้น จะเลือกตามรูปแบบของการจัดเก็บ เช่น ถ้าการทำงานเป็นส่วนของการวางพื้นเฉย ๆ อาจเพียงแค่ใช้รถ Forklift หรือ Power Pallet Truck ก็อาจจะจัดการได้ แต่หากจะต้องใช้ Selective rack หรือชั้นวางแนวสูง ก็จะต้องใช้ Reach truck เพื่อยกสินค้าขึ้นไปบน ชั้นเก็บแต่ละชั้น ครับ…การเลือก MHE จึงมีผลต่อการทำงานเป็นอย่างมาก…

จากนั้นนำทั้งสามส่วนมารวมกันนั้น สถานที่จัดเก็บ หรือ Place ที่ต้องการนั้น ก็คือ คลังสินค้าที่เราเห็นและทำงานกันนั่นเอง…จากข้างบนมันง่ายนะครับ แค่ไม่กี่บรรทัดก็เขียนออกมาได้ หากแต่จะออกแบบให้ทุกส่วนลงตัวและกลมกล่อม ต้องเรียกได้ว่าต้องใช้ศิลปะพอควรเลย…จะเรียกว่า “สถาปนิคงานคลัง” ก็ได้นะครับ..งานพวกนี้ต้องใช้ความรู้หลาย ๆ ศาสตร์ ดังนั้นการออกแบบคลังสินค้าจึงต้องใช้ความคิดและประสบการณ์มาจินตนาการเข้าด้วยกัน….

.
การจัดการแผนผังคลัง (Layout Plan) หรือ การไหลของคลังที่ดี (Flow) จะช่วยให้การทำงานมีต้นทุนที่ถูกต้อง แม้นไม่ใช่งานง่าย แต่ไม่ยากจนเกินไปครับ ปัจจุบันนี้..มีโปรแกรมสำเร็จรูปมากมายให้เลือกใช้ ระบุค่าต่าง ๆ เช่น workload, demand volume, equipment, storage, manpower… และเมื่อประมวลผลออกมาก็จะพบว่า สิ่งที่ใส่เข้าไปเป็นจริงหรือไม่ แต่ทีเด็ดคือ โปรแกรมเหล่านี้จะจำลองคลังออกมาทั้งคลัง รวมทั้งแสดงภาพเคลื่อนไหวให้เราดูได้ว่าที่ออกแบบมานั้น จะมีหน้าตาเป็นอย่างไร…

สถานที่ทำงาน หรือ Place ที่กล่าวไปข้างต้นนี้ จะไม่มีประโยชน์เลยหากออกแบบด้วยแนวความคิดที่ไม่ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น..แต่ใครเล่าจะตัดสินใจได้ว่า สิ่งไหนดี..การเลือกทั้งสามส่วนของ Place นั้น จึงเป็นเรื่องที่จะต้องผ่านการวิเคราะห์และตัดสินใจอย่างดี รวมทั้ง Place นี้เองก็เป็นหนึ่งในตัวเลือกสำคัญที่จะทำให้ลูกค้าหรือผู้บริหารตัดสินใจเลยว่าจะไปต่อด้วย หรือต้องรื้อและศึกษาหาความเหมาะสมกันใหม่…

ในส่วนนี้มีหลายคำศัพท์มากที่เกี่ยวข้องกับงานคลังสินค้า ผมจะทยอยนำคำศัพท์เหล่านั้นมานำเสนอเรื่อย ๆ ในโอกาสต่อไปเพื่อความเข้าใจที่มากขึ้นครับ..

Credit Photo: Flexsim

ขั้นตอนการทำงาน (P-Process)

จากเรื่อง 4P อันได้แก่ P ที่ 1 Place หรือ “สถานที่” , P ที่ 2 Product หรือ “ตัวสินค้า”, P ที่ 3 People หรือ “ทีมงาน”, P ที่ 4 Process หรือ “ขั้นตอนการทำงาน” ผมอยากจะขอเล่าเรื่องของทั้ง 4P ตามลำดับการทำงานตั้งแต่แรกเริ่มจนดำเนินการจัดจ่ายสินค้าได้นะครับ…

ก่อนจะเริ่มทำงานคลังเราคงต้องเริ่มด้วยการเรียนรู้วิธีการทำงานก่อน เพื่อนำแนวทางการทำงานนั้นไปศึกษาและออกแบบคลังสินค้า การทำงานของขั้นตอนการทำงาน จึงทำงานร่วมกับ P-Product ที่เราจะต้องรู้ถึงประวัติการรับจ่ายสินค้า แต่ผมยังมองว่าขั้นตอนการทำงานน่าจะเป็นหลักในการออกแบบมากกว่าเพื่อสร้าง P-Place นะครับ…จึงเล่าถึงตรงนี้ก่อน…

จากที่เคยเจอะเจอมานะครับ ปัญหาที่เรามักจะเจอว่าเราไม่เข้าใจการทำงานของลูกค้า (ในกรณีของ 3PL นะครับ) เนื่องจาก คนที่จัดหาผู้มาประมูลเป็นฝ่ายจัดซื้อ แต่คนที่ต้องทำงานด้วยเป็นฝ่ายผลิตหรือผู้จัดการสินค้าเข้านั้น ทำให้แผนกออกแบบและเสนอราคา (ทีมเซล) ไม่สามารถทำราคาที่เหมาะสมได้..แต่มักจะเจอสถานการณ์ว่า ราคาที่เสนอต่ำกว่าที่ควรจะเป็น บางทีจัดซื้อเองก็คงฟินนะครับ ได้ของราคาถูก แต่เชื่อเถอะครับ พอทำงานกันไปก็จะมาเสียใจเพราะ คุรภาพของการบริการไม่ได้ในระดับที่ควรจะเป็น…

การเตรียมงานก่อนการให้บริการนั้น.. ทางคลังเองซึ่งจะต้องทำงานภายใต้ข้อกำหนดต่าง ๆ เช่น ISO9001, ISO18001, ISO 13485 เป็นต้น การออกแบบขั้นตอนการทำงานนั้น เมื่อสอดคล้องกับราคาแล้ว ก็ต้องแปลงความคิดนั้นมาเป็น ขั้นตอนการทำงานแบบเป็นรายลักษณ์อักษร (SOP Registration) เพื่อทำให้พร้อมตรวจสอบและจัดเตรียมการสอนเพื่อให้การทำงานหน้างานจริง..สอดคล้องกับเอกสารที่เขียน..หากไม่สอดคล้อง ก็แก้ที่หน้างาน หรือจะแก้ที่เอกสาร ก็ว่ากันไปนะครับ ตามแต่นโยบายของบริษัท….ต่อไป

เมื่อได้ขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องจากการทบทวนและออกแบบแล้วนั้น.. เราจะต้องสอนและทดสอบพนักงานเพื่อให้รู้ว่าพนักงานนั้นเข้าใจในสิ่งที่พยายามออกแบบและทำได้จริง….อาจจะถึงขั้นต้องทดลองทำจริงเลย ด้วยการจำลองสถานกาณณ์ก็เป็นวิธีการทดสอบพนักงานไปอีกแบบ..

ขั้นตอนการทำงานนนี้เอง เปรียบดั่งภาษาที่ใช้คุยกันระหว่างผู้ควบคุมการทำงานกับผู้ทำงาน จึงต้องมีผู้คอยตรวจสอบ…รวมทั้งมันเลยไปถึงอีกทวนสอบอยู่เรื่อย ๆ เพื่อให้สอดคล้องอยู่เสมอนะครับ…และกรณีลูกค้าบางรายก็ขอเข้ามามีส่วนร่วมในการออกแบบและตรวจสอบความสอดคล้องให้สม่ำเสมอนะครับ..ซึ่งถือว่าเป็นการทำงานให้สอดคล้องกับตั้งแต่ ต้นทางไปยังปลายทาง..

แต่การทำงานมันยังมีคำว่า “ทำให้ดีขึ้นกว่าเดิม” จริงไหมครับ..ผู้ดูแล P-Process (เช่น หัวหน้างานหรือผู้จัดการ) จึงต้องหาอาวุธใหม่ ๆ มาเล่น เพื่อทำให้เวลาในการทำงานลดลงอย่างเหมาะสม เช่น คุณภาพไม่เสียหาย, ค่าใช้จ่ายลดลง, เวลาการทำงานลดลง ดังนั้น..การที่ทำงานทุกวันอาจจะเรามองข้ามหลาย ๆ อย่างไป แต่จริง ๆ แล้ว ถ้าเราอยากจะรู้ว่าจะพัฒนาตรงไหน ต้องใช้ 2 สิ่งเป็นหลักครับ คือ ตา กับ หู ด้วยการฟังทีมงานเล่าปัญหาให้ฟังเยอะ และสังเกตว่ามันจริงไหม หรือยังเกิดขึ้นไหม…มีหลายแนวทางนะครับในการปรับปรุง แต่ที่สำคัญคงไม่พ้นเรื่อง PDCA (Plan-Do-Check-Act) เป็นหลักการทั่วไปในการทำงาน เหมือนหลักอริยสัจ 4 ครับ ใช้จริงก็จะ “เห็นผล”-“รู้สาเหตุ”-“มองหาผลที่อยากได้”-“หาแนวทางเพื่อให้ได้ผลที่อยากได้” มันก็จะวน ๆ ไปเป็นวงเวียนเหมือนกัน เพื่อพัฒนาปรับปรุงไปเรื่อย ๆ ดังเช่นกฏไตรลักษณ์ ที่ต้องพัฒนาไปเรื่อย ๆ เช่นกัน (ศีล-สมาธิ-ภาวนา คือ ศีล 5- ทำสมาธิ-ภาวนา แล้วก็ ศีล 8-สมาธิ-ภาวนา แล้วก็…ไปเรื่อย ๆ จน พ้นทุกข์)

คราวนี้คงเห็นความสำคัญของขั้นตอนการทำงาน (P-Process) ว่าถ้าไม่รู้ก่อนคงไม่สามารถทำอะไรได้เลยตั้งแต่เริ่ม ดังนั้นก่อนการเริ่มทำอะไร เราคงต้องเรียนรู้ที่จะถามว่า…”ต้องการให้ทำอะไรครับ?” ทุกครั้งก่อนทำนะครับ เพราะมันคือตัวกำหนด “ขั้นตอนการทำงาน” ต่อไปครับ

หลักการตลาดทั่ว ๆ ไป กับงานคลัง…(4P)

เป็นเวลานานมาแล้วที่เรามีการค้าขาย และทำการค้ากันมาช้านาน..จนเรารู้จักคำว่าการตลาด…ซึ่งหลักการในการจัดการตลาดนั้น มี 4P ด้วยกัน ในการทำงานคลังก็มีหลักการจัดการหลายตัวเช่นกันนะครับ..แต่ผมได้วิชาจากพี่ที่ทำงานด้วยกัน ผมหลักการมันครอบคลุมดีนะครับ…ท่านบอกว่า ในการทำงานคลังสินค้าจะต้องรู้จัก 4P ผมจึงต้องถามย้ำกลับไปว่า..อันนี้เอามาจากหลักการทางการตลาดใช่ไหมครับ…..แกบอกว่า ไม่ซะทีเดียวนะ แค่ อินสปายเรฉัน…แล้วก็ต้องหัวเราะกันไป…

แต่แค่แรงบันดาลใจมันไม่ต้องมาเล่ากันแบบนี้หรอกนะครับ..แต่ที่ท่านเอามาดันเป็นทีเด็ดนี่สิครับ..เนื่องจากมันสอดคล้องและใช้งานได้จริง..มาเริ่มกันเลยดีกว่านะครับว่าแต่ละ P มีอะไรบ้าง แล้วผมจะพยายามมาเจาะลึกลงในแต่ละ P ให้ในวันถัด ๆ ไปนะครับ..

P ที่ 1 คือ Place หรือ “สถานที่” ในที่นี้จะขอหมายถึง คลังสินค้านั่นเองครับ…มีองค์ประกอบอะไรบ้าง…ก็คงไม่พ้นจาก ตัวอาคาร, Rack, Staging (พื้นที่จัดเรียงสินค้าชั่วคราว), เส้นทางวิ่งรถ, ห้องCopacking หรือ (VAS)Value Added Service, ห้องชาร์ทแบทเตอรี่อุปกรณ์ต่าง ๆ , ห้องเก็บสินค้าควบคุมอุณหภูมิ, ห้องเก็บสินค้าคืน หรือรอการตอบกลับจากทางลูกค้า (Quarantine Room/Area), ห้องเก็บสินค้ารอทำลาย, ห้องสารเตมีอันตราย ห้องธุรการ รวมไปถึงอุปกรณ์ที่ใช้ทำงานต่าง ๆ ……มากมายเลยนะครับ แต่สิ่งเหล่านี้ หากเราทำงานแต่ไม่เข้าใจถึงสิ่งที่ออกแบบและจัดเตรียมไว้ การทำงานก็จะไม่สอดคล้องกันนะครับ

P ที่ 2 คือ Product หรือ “ตัวสินค้า” ด้วยประสบการณ์แล้วนะครับ การเข้าใจถึงแก่นของการวางแผนขายสินค้าของลูกค้านั้นมีผลต่อการทำงานของคลังมาก ๆ เช่น หากเรารู้ว่าสินค้ามีพฤติกรรมที่ถูกจัดจ่ายอย่างไร ก็จะต้องจัดการให้สอดคล้อง..หลักการคิดง่าย ๆ ที่ชอบใช้กันคือ ABC Analysis (การจัดเรียงสินค้าตามความไวของการจ่ายสินค้า) และยังมีอีกหลากหลายมากที่ช่วยให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จากความเข้าใจ P นี้

P ที่ 3 คือ People หรือ “ทีมงาน” นั่นเอง คนที่ทำงานกับเราไม่ว่าจะสูงกว่า ต่ำกว่า เท่ากัน ซ้ายมือหรือขวามือของเรา (ทิศทั้งหกในเชิงการทำงานนั่นเอง) ซึ่งเรื่องนี้จะว่าง่ายก็คงบอกว่า คุณกำลังประมาท จะว่ายากก็ต้องว่า ไม่เกินความพยายามของคุณหรอก..อาจจะทำงานด้วยกันต่อไม่ได้ ก็คงไม่ต่างกับการย้ายสโมสรของนักกีฬานั่นเอง..ดังนั้นศาสตร์ในการบริหารงาน คงเป้นกุญแจสู่ความสำเร็จที่ทุกวงการต้องยอมรับจริง ๆ

P ที่ 4 คือ Process หรือ “ขั้นตอนการทำงาน” เป็นสิ่งจำเป็นอีกสิ่งนึงเลย เนื่องจาก ขั้นตอนการทำงาน คือภาษาที่เราจะใช้สื่อสารกับทุกคนใน ทีมงาน (P ตัวที่ 3) นั่นเอง..การออกแบบ,เรียบเรียง, จัดสอน, ฝึกหัด, ทดสอบ,ปรับปรุง จึงเป็นสิ่งจำเป็นมาก ๆ สำหรับการทำงาน ..มันอาจจะดูง่ายในการทำความเข้าใจ แต่มันจะยากเวลาที่ผลงานออกมาแล้ว แล้วก็ต้องถามว่า ทำไมไม่ทำตามขั้นตอนที่สอน….

โศกนาฏกรรมในคลังสินค้าเกิดขึ้นเสมอเมื่อ P ที่ 4 ถูกละเลย แต่ใช่ว่า P 1-3 จะไม่มีผลนะครับ..หากคุณจัดคลังไม่เรียบร้อยหา สินค้าไม่เจอ ก็ต้องทั้ง P1,4 เรียบร้อยในทันที…การจัดการคลังสินค้าจึงต้องเข้าใจ P ทั้ง 4 ตัวนี้ให้ถ่องแท้ แล้วจัดการมันอย่างสอดคล้องด้วยศิลปะ และหลักการที่เหมาะสม..โดย 4P เมื่อทำได้อย่างสอดคล้องแล้ว จะทำให้เราสามารถควบคุมทุนได้อย่างดีขึ้น

เหรียญย่อมมีสองด้าน..บางคนใช้ในกรณีที่มีเรื่องไม่คาดฝันอาจเกิดขึ้นได้ แต่อีกมุมหนึ่ง..ถ้าหากว่าเหรียญมีด้านเดียวแล้วมันจะเป็นเหรียญได้อย่างไร…ผมจึงต้องขอสอบถามท่านอาจารย์ว่า เอ้พี่ครับ แล้วด้านอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานยังมีอีกนะครับ เช่น Facility, QA, Finance, IT จะไม่เกี่ยวกับการทำงานเลยหรอครับ…คำตอบที่ง่าย ยังคงเรียบง่ายและแฝงไปด้วยปรัชญาว่า…ก็ NON-4P ไง……ผมนี่อึ้งเลย…มีไม้เด็ดตลอดเลยพี่คนนี้..ไม่ธรรมดา.และพี่ก็หัวเราะออกมาว่า เพื่อให้ง่ายต่อความเข้าใจ ก็ยัดมันลงไปใน NON-4P ซะก็หมดเรื่องแล้ว..

NON-4P ผมข้ออ้างอิงถึงบทความ “สโนว์ไวท์กับคนแคระทั้ง 7” นะครับ เนื่องจากในนั้นกล่าวไว้ค่อนข้างเยอะมากเลย…โดยคนแคระทั้ง 6 ที่ไม่ใช่ Operation หรือ ทีมปฏิบัติการนั่นเอง ที่เป็น NON-4P อันได้แก่ Sale/BD, Facility, QA, IT, Finance, Purchasing, Human resource, Security, Safety, และอื่นๆนะครับ… โดนทีมงานเหล่านี้เป็นกำลังขับสำคัญที่ทำให้องค์กรไปต่อได้ และส่งเสริมการทำงานของทัพหน้าอย่าง..ทีมปฏิบัติการ (Operation) ครับ…

ลองจินตนาการนะครับ หากว่า ทีม Operation จะต้องจัดการทุกเรื่องด้วยตัวเอง เช่น จัดหาซื้อของเอง เทียบ 3 เจ้าเอง, ต้องอบรมเรื่อง Safety เอง, คุมงานก่อสร้างเอง, วางแผนเรื่องการรอ Audit, ประกาศหาบุคคลเข้าร่วมทำงาน….ทีมทัพหน้าของเราที่กลุ้มใจอยู่แล้วเรื่องการจัดส่งสินค้าให้ได้ตามเวลาที่กำหนด ด้วยคุณภาพและต้นทุนที่ถูกบังคับ…คงจะเห็นภาพนะครับว่า จะวุ่นวายแค่ไหนนะครับ ไม่ง่ายเลยจริงไหมครับ..

ดังนั้นทั้ง หลักการ 4P เองก็เป็นแกนหลักในการพิจารณาการทำงาน ส่วน NON-4P ก็คือตัวเสริมสำคัญที่องค์กรจะต้องจัดเตรียมตามความจำเป็น หากขาดไปงานที่ควรจะราบรื่นก็เกิดปัญหาได้นะครับ…ดังนั้น หากคุณมองหาและประเมินแต่ละจุดได้ครบ คุณน่าจะตอบคำถามได้แน่ ๆว่า ตัวไหนตกไปแล้ว และจะหาทางป้องกันอย่างไรครับ…

คลังล้น..คลังร้าง (Over Saturated Warehouse, Abandon Warehouse)

คลังล้น คือเก็บกันจนไม่มีที่จะเก็บแล้ว…ก็เกิดได้จากหลายปัจจัย เช่น คำสั่งผลิตเผื่อเพื่อจัดเตรียมปิดโรงผลิตเพื่อซ่อมบำรุง สินค้าขายไม่ได้ สินค้าคืนจากร้านค้า รัฐบาลขึ้นภาษีสำหรับสินค้าตัวนั้นอย่างกะทันหัน เป็นต้น ทำให้คลังมันล้น…..ทีมงานก็ได้แค่ บ่นกันระงม แล้วก็ทำหน้าที่ต่อไป แต่เชื่อไหมครับ ท่ามกลางความล้นหลามนี้นั้น รายได้ของการให้บริการก็ได้รับมากขึ้น ไม่ว่าจะคิดเงินกันแบบ Open book หรือ Cost Plus…. ความลำบากนี้ยังมาซึ้งรายรับของพนักงานที่มากขึ้น .. “ก็ยังดีกว่าไม่มีงานทำ” ได้ยินจนชินแต่ก็จริงของคนพูด…

คลังร้าง คือไม่มีอะไรจะเก็บ เงียบจนหญ้ามันรกชัน..น่ากลัวจะต้องมีการถ่ายคนอวดฝีกันเลยทีเดียว…ซึ่งมันก็มีสาเหตุจากหลายปัจจัยเช่นกันไม่ว่าจะ เกิดจากการบริหารผิดพลาดจนธนาคารยึด บริการไม่ดี ออกแบบไม่สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า เคยน้ำท่วม เป็นต้น ยังผลให้ไม่มีใครมาเช่า…น่าเศร้าไปนะครับ… “เหงาแบบนี้ ขอมีงานล้นมือดีกว่า” จริงไหมครับ…

จากทั้งคลังล้นและคลังร้างนั้นมีปัจจัยร่วมกันอยู่เรื่องนึงที่น่าสนใจนะครับ..ง่าย ๆ ใกล้ตัว แต่เวลาจะมองให้ขาดมันยากเหลือเกิน..ทางการตลอดเรียกว่า “ทำเล” (Place) 1 ใน 4 P ที่เรียนรู้กันมาตั้งแต่เมื่อปีค.ศ. 19XX ที่ผ่านมา นักเรียนสมัยนี้แทบจะท่องกันจนเบื่อ..แต่กว่าจะมองได้ถ่องแท้ และเข้าใจนั้นมันไม่ง่ายเลยจริงไหมครับ…การศึกษาหาทำเลที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งก่อนการลงทุนก่อสร้างและให้บริการคลังสินค้า…..แล้วเราจะใช้อะไรมาศึกษาหละ?

หลักความคิดที่ใช้ในการคัดเลือกพื้นที่ก็มีสิ่งหนึ่งที่นิยมใช้กัน เพื่อจัดสรรและวางแผนการจัดการทรัพยากรให้ได้คุ้มค่าที่สุด จากทำเลที่ตั้ง นั้นก็คือ “การวิเคราะห์หาจุดศูนย์ถ่วงของมวล” (Center of Gravity) …..มันเกี่ยวจริง ๆ หรอ ถ้าเป็นนักวิจัยสายฟิสิกส์นิวเคลียร์ คงจะมองเป็น ควานตั้มฟิสิกส์ไปแล้ว…แต่ผมจะพากลับมาก่อนครับว่ามันทำงานยังไง มีข้อจำกัดยังไง…รวมทั้งจริง ๆ หลักการนี้เองที่ใช้วงกรอื่นๆ ก็ได้ครับ

การหา Center of Gravity นั้นจะต้องเทียบด้วยหลายปัจจัย เช่น แหล่งต้นทางและปลายทางที่คลังจะรับหรือจ่ายสินค้าไปยังปลายทาง….ปัจจัยที่กล่าวถึงมีหลายอย่างมาก ได้แก่ สภาพจราจรในบริเวณนั้น ๆ, ราคาที่ดิน, ความใกล้กับสาธารณูปโภคต่าง ๆ, ที่ตั้งอยู่ใกล้ที่รับสินค้าปลายทาง เป็นต้น…เมื่อนำปัจจัยต่าง ๆ เข้ามาประมวลด้วยการให้ Weight ในสมการที่เตรียมไว้ พร้อมทั้งใส่ค่าปัจจัยต่าง ๆ ลงไปก็โกโก้ครัชเลย..ได้สรุปมาว่า ควรจะตั้งคลังที่ไหนดี…

แต่ใช่ว่า เมื่อเราเลือกได้ตำแหน่งที่สมการระบุแล้วจะมามารถใช้จุดนั้นในการทำได้ เพราะ การนำข้อมูลตำแหน่งต่าง ๆ ของพื้นที่ เป็นเพียงการอ้างอิงปัจจัยต่าง ๆ ผ่านค่าละติจูดและลองจิจูด..ดังนั้นหากคิดค่าทั้งสองออกมาได้จริง ทางผู้เลือกตำแหน่งคลังยังคงต้องมองอีกหลายอย่าง เช่น พื้นที่ใกล้เคียงจุดนั้นมีพื้นที่เปล่าให้ซื้อ หรือคลังสินค้าพร้อมเช่าหรือไม่…ที่ดินมีราคามากกว่าราคาประเมินมากน้อยแค่ไหน..ต้องลงทุนค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงพื้นที่มากไหม..เป็นต้นนะครับ

ไม่ง่ายและไม่ยากนะครับ…. ทำเล ใครว่าไม่สำคัญ…เราลองมองหาตัวอย่างวิธีสังเกตกันดีกว่าครับ ถ้าคุณเป็นเจ้าของกิจการ คุณจะเลือกที่ตั้งคลังที่ไหน…

เช่น The Mall สนใจเลือกที่จะตั้งคลังไว้แถวแยกบางนา…อาจจะอยู่ด้านหลัง เดอะมอลล์บางนาก็เป็นได้..เพราะอะไรครับ? คำตอบก็คือ สาขาส่วนใหญ่ของห้างในเครือเดอะมอลล์นั้น อยู่ฝั่งตะวันออกของ กทมทั้งนั้น…และอยู่บนถนนสุขุมวิท อีกตั้งกี่ที่หละครับ…คำตอบคงไม่พ้นคำว่า “เพียบ” ใช่ไหมครับ..

คลังสินค้าของ Hypermarket ทั้งหลาย อย่าง Big C, Tesco, marko ก็ยังเลือกที่จะมีคลังที่กระจายสินค้าอยู่ทั้งหลายตำแหน่งหลักรอบ ๆ กทม…เพราะคลังสินค้าเหล่านี้สามารถช่วยกันแยกงานกระจาย ส่งไปยังปลายทางที่กำหนด…

แต่ละสถานประกอบการก็มีเหตุผลในการเลือกผลของการเลือกทำเลที่แตกต่างกันออกไป ยังไงเสีย การเลือกที่ตั้งของคลังสินค้าก็เป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งเลยที่เกี่ยวข้องการวางแผนเพื่อให้บริการคลัง…ดังนั้นการเลือกสร้างหรือเช่าคลังเพื่อการให้บริการนั้น อย่าลืมคิดถึงเรื่องทำเลที่ตั้งคลังด้วยนะครับ..ดั่งคำว่า “ทำเลดี มีชัยไปกว่าครึ่ง” ที่ยังคงอมตะอยู่ตลอด