ป้ายกำกับ: #WarehouseManagement

ส่งเสร็จมันต้องแจ้ง.. (POD)

.

การจัดส่งสินค้าเสร็จสิ้นแล้วนั้น จะรู้ถึงคนอื่นได้อย่างไร ถ้าไม่บอก จริงไหมครับ ศัพท์ทั่วไป ๆ ที่เค้าใช้กันก็ POD (Proof of Delivery) นั่นเอง..โดยปกติขั้นตอนการทำงานก็ง่าย ๆ ครับ..ลูกค้าหรือปลายทางที่รับสินค้าจะได้รับเอกสารจากคนขับรถเสมอ..และก็ต้องเซ็นเมื่อรับสินค้าเสร็จสิ้น เพื่อยืนยันว่าได้รับสินค้าถุกต้องตามใบส่งสินค้า… โดยที่มักจะมีหลาย ๆ แบบเช่นแนบคำสั่งซื้อ  (PO) ไปด้วย เมื่อคนขับรถจะออกจากปลายทางก็จะรับเอกสารกลับมาด้วย และนำไปยืนยันกลับคลังและนำไปขึ้นค่าขนส่งกับผู้จ่าย..

.

แต่รู้ไหมครับ ไอ่การจะเซ็นชื่อเนี่ยะ มหากาพย์ เลยนะครับ ถ้าเป็นดังที่ได้กล่าวมา เราคงได้เอกสารยืนยันตั้งแต่วันถัดไปจากที่ส่ง…แต่ชีวิตจริงนั้น คนละเรื่องเลย..บางทีกว่าจะได้ ก็ 3-5 วัน อันนี้ยังดีนะครับ บางครั้งไปถึง 7 วันก็มีนะครับ (อันนี้เทียบกทม และปริมณฑลนะครับ) บางทีเจอเซอร์ไพร์อีกครับ…เอกสารหายครับ ไม่มีอะไรยืนยันอีก นอกจากลูกค้าปลายทางจะไม่โทรมา ตำหนิ (Complain) มันดูไม่ง่ายจริงไหมครับ..มากคนยิ่งมากความ..ด้วย

.

เมื่อเวลาผ่านไป…ระบบการสื่อสารท่ดีขึ้น ระบบการเชื่อมต่อข้อมูลดีขึ้น..ความเปลี่ยนแปลงก็เกิด จะเห็นชัด ๆ ก็ ไปรษณีย์ไทยครับ ที่เริ่มมีการนำเครื่องมือ PDA (Personal Digital Assistant) ใช้ ทั้งการยืนยันการส่งสินค้า, ทั้งให้ผู้รับสินค้าได้เซ็นชื่อที่เครื่องได้เลย รวมทั้งยังไม่ทิ้งเรื่องเอกสารเพื่อตรวจสอบระบบอีก…ในวงการคลังมีกันแทบจะทุกยี่ห้อแล้วนะครับ..ก้าวหน้าไปถึงขั้นลง App มือถือ ต้นทุนในค่าอุปกรณ์ลดลงทันที, เข้าถึงได้ง่าย, และผลที่ต้องการก็เกิดขึ้น ทั้งสามารถยืนยันด้วยการเลือกคำสั่ง, ภาพถ่ายหน้าบิล, ลายเซ็นของลูกค้า หรือ จะเป็นการแจ้งปัญหาในการจัดส่งก็สามารถเลือกได้ด้วย App ดังกล่าว…ไม่มีคงถือว่าเชยเข้าไปใหญ่…และปัจจุบัน ก็กำลังพัฒนาไปสู่การทำ App ที่แจ้งกันไปเลยว่าจะให้ไปรับจากไหน ส่งที่ไหน ใครเป็นคนรับ ยืนยันตัวกันได้เลยทีเดียว..

.

หากยังต้องใช้เอกสาร ระบบการขนส่งก็ยังใช้กันต่อไป..และระบบก็คงควบคู่กันไป…แต่ผมเชื่อว่าอีกไม่นาน ในประเทศไทยจะก้าวเข้าสู่ 4.0 แล้ว หากว่า การพัฒนายังคงมีอย่างต่อเนื่อง..การแทนที่เอกสารด้วยเครื่องมือเหล่านี้น่าจะมาถึงในอีกไม่นานแล้ว…

 

#WarehouseManagement, #POD, #ยืนยันการจัดส่ง, #PDA, #Complain, #Thailand4.0

แผนการจัดรถ (Truck Plan)

ส่วนใหญ่คนคลังมักมองข้ามแผนการจัดรถขนส่ง ทำงานไปก็ไม่ได้คิดอะไร แค่หยิบสินค้าให้เสร็จตามกำหนดที่ตกลงเป็นจบ..แต่เมื่อเราก้าวข้ามระดับการทำงานที่เพียงมองแค่งานของตัวเอง จะรู้ว่า ไม้ที่เรารับมาและจะส่งต่อไปนั้นสำคัญมากครับ..

.

ไม้จากทีมคลังนั้น จะส่งมอบไปยังทีมขนส่งเพื่อจัดส่งไปยังร้านค้า…มองจากอีกมุมแล้ว เผลอ ๆ ทีมขนส่งนี่จะดูสำคัญกว่าทีมงานคลังด้วยซ้ำ แต่ในที่นี้ ผมมองในมุมลูกค้านะครับ..ทุกทีมสำคัญหมดนะครับ เพราะสินค้าจะถึงมือของลูกค้าได้นั้น ต้องร่วมมือร่วมใจกันทำครับ..

.

คราวนี้มาดูกันครับว่าเวลาทำงานนั้นเขาวางแผนกันด้วยวิธีคิดหลายวิธี เช่น การเอาปริมาตร (CBM) ของสินค้าที่จะจัดส่ง เทียบกับ CBM ของรถที่ใช้ในการจัดส่ง (CBM คือ Cubic Meter หรือ ลูกบากศ์เมตร) หรือจะใช้จำนวนกล่องในการประมาณ หรือจะเหนือกว่านั้น ก็ใช้โปรแกรม ลองเรียงของในรถเลยครับ ตามเกณฑ์น้ำหนักและความกว้างยาวสูง (Weight and Dimension) มีหลากหลายวิธีมากนะครับ….และที่ใช้กันประจำก็ ประมาณตามงานแต่ละวันครับ …(ล้อเล่นนะครับ)

.

แต่ก่อนจะไปประมาณจำนวนรถที่จะใช้นั้น ยังมีอีกเรื่องครับ..คือ ต้องไปดูว่า ร้านแต่ละร้านที่จะรับสินค้า รับกี่โมง มีกี่ร้านที่รับวันเดียวกัน..ใช้เวลาในการรับแต่ละร้านนานเท่าไหร่..ร้านต่อร้าน จะไกลแค่ไหน..เยอะแยะมากนะครับ ประมาทไม่ได้เชียว…และเมื่อประเมินเวลาและจำนวนรถที่ขึ้นงานได้แล้วนั้น ผู้ออกแบบส่วนใหญ่จะต้องคิดว่า ใช้เวลาในการลงของเท่าไหร่ และจะมีกี่ประตูดี…ไม่ใช่เล่นเลยนะครับ กับแค่การวางแผนรถขนส่ง…

.

ความร่วมมือที่ดีที่ทำให้การวางแผนรถเป็นไปได้ด้วยดีนั้น..หากบริษัทไหนมีระบบการจัดวางสินค้าหรือวางแผนนั้น การวัดขนาดกล่องสินค้า และน้ำหนักเป็นปัจจัยสำคัญมากนะครับ ยิ่งมีข้อมูลพวกนี้มากเท่าไหร่นั้น ความแม่นยำ ในการวางแผนจะดีขึ้น รวมทั้งทำให้เกิดประสิทธิผลในการจัดการรายจ่ายในส่วนขนส่งที่เหมาะสมมาก ๆ ครับ..

.

มองกลับมาที่ทีมคลัง เป็นยังไงบ้างครับ เราคงต้องตั้งคำถามว่า เราจะช่วยอะไรให้ทีมขนส่งสามารถทำงานได้ดีบ้าง…อย่างน้อย ๆ ก็หาข้อมูลของสินค้าที่ถูกต้องและรีบส่งมอบข้อมูลให้แกทีมขนส่งนะครับ หรืออย่างน้อยหากการประมาณช่วยได้ ก็จัดไปครับ ทีมงานทำงานได้ไว อะไร ๆ ก็ง่ายขึ้นครับ…

หาย หรือ หาไม่เจอ (Lost or Not Found) ในคลังสินค้านั้น มันสำคัญยังไง…

.

เรามารู้จักกันก่อนครับว่า สินค้าภายในคลังสินค้า (inventory) คือ สินค้าที่จะถูกนำไปจัดจ่ายหรือจำหน่ายสู่ท้องตลาด โดยสินค้านี้อาจถูกเก็บในคลังสินค้าของผู้ผลิต หรือคลังสินค้าของผู้ให้บริการ (3PLs – 3rd Party Logistics Service Provider)

.

แล้วสินค้าคงคลัง (inventory) เหล่านี้ สำคัญไฉน ก็คงบอกได้ง่าย ๆ ว่า ในมุมมองของแผนกที่แทบจะมีอิทธิพลที่สุดในองค์กร อันได้แก่ แผนก “บัญชี” แล้ว มันคือเม็ดเงินที่ลงทุนไปและรอคอยผลกำไรที่จะกลับมาคืนเข้าสู่องค์กรนั่นเอง สินค้าคงคลังจึงเป็นดั่งหัวใจขององค์กร ทุกความเสียหายและสูญหาย คือ ความสูญเสียทีเกิดกับองค์กรทั้งนั้น

.

ในภาษาเด็กคลังจะมีคำพูดติดปากว่า หาของไม่เจอ หรือ ของหาย กันบ่อยมาก มันเกิดขึ้นได้อย่างไรเล่า ในเมื่อเก็บเองกับมือ…

.

ผมจะขอเข้าสู่ตัวอย่างที่ชัดเจนแล้วกันนะครับ เพื่อให้เห็นภาพไปพร้อม ๆ กัน…

.

กรณีที่ผมยกนั้นคือ คลังสินค้าคลังนึง ที่รับบริการจัดเก็บและจัดจ่าย แก่ลูกค้าของผู้ว่าจ้าง อีกทีนึง โดยสินค้านั้นคือ “ยา” ที่ใช้สำหรับโรงพยาบาลและร้านค้า (ผมยกเคสที่สาหัสนิดนึงนะครับจะได้เห็นภาพกันชัดๆไปเลย)

.

มันเริ่มต้นเมื่อ หลายสิบปีที่แล้ว 3PLs เจ้าหนึ่งชนะการประมูล (Bidding) เพื่อ ให้บริการแก่ผู้ว่าจ้างในการจัดเก็บสินค้า จึงเริ่มจัดเตรียมพื้นที่และจัดเก็บสินค้าตามหลักการของคลังสินค้าในยุคนั้น มีทั้ง Location และระบบ WMS (Warehouse Management System) และสอนการขั้นตอนการทำงานภายในคลังให้แก่พนักงาน (Training) ได้อย่างครบถ้วน และเมื่อวันนั้นมาถึงสินค้าได้ถูกลำเลียงเข้าสู่คลังสินค้า (Stock Migration) และพนักงานเริ่มทำงานตามขั้นตอนที่ได้ร่ำเรียนมา อย่างรวดเร็ว ในตอนแรกนั้น ที่โล่ง ๆ มันก็ดูง่ายในการจัดเก็บ แต่เมื่อรถขนสินค้าคันถัดไป เข้ามาเรื่อย ๆ การจัดเก็บเริ่มไม่ง่าย พนักงานแต่ละคนต้องคิดและจัดเก็บ แต่หลายคนก็หลายความคิด การจัดเก็บที่ว่องไวจึงเกิดขึ้น พนักงานจัดเก็บสินค้าจนหมดสิ้นในแต่ละวัน

.

เมื่อสินค้าเข้าย่อมต้องจ่ายสินค้าออก (Outbound) ระหว่างที่มีการลำเลียงสินค้าเข้านั้น พนักงานธุรการ (Admin) ก็ได้รับคำสั่งจ่ายสินค้าจากผู้ว่าจ้าง และได้จัดเตรียมใบหยิบสินค้าเสร็จสิ้น (Picking Slip) ยื่นส่งแก่พนักงานหยิบสินค้า (Picker) และพนักงานหยิบสินค้าได้เข้าสู่คลังเพื่อไปหยิบสินค้า ให้หลังไปเพียงไม่นาที พนักงานหยิบสินค้ากลับมายังฝ่ายธุรการคลังอย่างเร่งรีบ และแจ้งว่า “หาของไม่เจอ” เพียงคำสั้น ๆ นี้อาจจะดูไม่น่าตกใจนะครับ ก็แค่ “หาของไม่เจอ” หรือ “ของหาย” และหัวหน้างานได้เข้าช่วยแก้ไขด้วยการสั่งงานหาสินค้าเพื่อจ่าย….หากแต่ยังคงหาสินค้าที่รหัสผลิต (Lot/Batch) ดังกล่าวไม่เจอ ปัญหาถัดไปจึงเริ่มเข้ามา เมื่อจัดส่งได้ไม่ทันเวลา ลูกค้าของผู้ว่าจ้างจึงเริ่มติดต่อมาเอง นั่นคือสัญญาณร้ายแล้ว เนื่องจากลูกค้าของผู้ว่าจ้างนั้น เป็น โรงพยาบาล และมีผู้ช่วยที่ต้องการใช้ยารออยู่…..สินค้าที่หาไม่เจอ หรือสินค้าหายนั้น ไม่ได้เกี่ยวแค่เรื่องเงินเสียแล้ว แต่เป็นเรื่องของชีวิตของคนไข้เสียแล้ว……

.

เป็นยังไงบ้างครับ ความร้ายแรงของ การ “หาของไม่เจอ” หรือ “ของหาย” ที่เด็กคลังเรียกกัน….

.

ผมมาเล่าเรื่องต่อดีกว่าครับ ในวิกฤตนั้น ไม่ได้แก้ง่าย ๆ เลยเพราะจะต้องระดมพนักงานเท่าที่มีหาของให้เจอ รวมทั้งต้องจัดเตรียมสินค้า วันแล้ววันเล่า “หาของไม่เจอ” หรือ “ของหาย” มันช่างกัดกินพลังงานและพลังความคิดในสมองของเรามาก ๆ ผลสุดท้ายคลังสินค้านั้น จึงต้องทำงาน 2 อย่างไปพร้อมกัน คือ การหาสินค้าเพื่อให้ส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าของผู้ว่าจ้างแบบรายวัน และยังต้องแบ่งคนอีกส่วนนึงในการจัดสินค้าคงคลังให้อยู่ถูกต้องทั้งระบบและสินค้าจริง…ลองจินตนาการดูนะครับสินค้ากว่า 10,000 พาเลท จะต้องตรวจสอบ-จัดเรียง-จัดจ่าย แทบจะตลอดเวลานั้น กว่าจะครบถ้วนและจัดการได้เรียบร้อยนั้น ต้องใช้เวลาเท่าไหร่…ที่คลังนี้จัดการปัญหาด้วยความพยายามของทีมงานและใจที่สู้สุดแรงนั้น พวกเขาใช้เวลาถึง

“6 เดือน”…

ลองจินตนาการต่อนะครับว่า ผู้ที่รับผิดชอบในคลังสินค้านี้หรือผู้ที่เกี่ยวข้องนั้น จะต้องใช้แรงและความพยายามขนาดนั้น

“หาของไม่เจอ” หรือ “ของหาย” นั้นจึงเป็นปัญหาสำคัญ ที่จะต้องระวังป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอย่างเด็ดขาดในคลังสินค้า

.

ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นได้อย่างไร….

  • การจัดเก็บสินค้าที่ไม่เรียบร้อย
  • การหยิบจ่ายที่ไม่ตรงตามขั้นตอนและระบบ
  • การรับคืนสืนค้าที่ไม่จัดการในทันที
  • การนับสินค้าที่ไม่ซื่อสัตย์
  • การไม่บันทึกการจัดเก็บสินค้าเสียหายในทันที

เป็นต้น

.

หากคุณกำลังเรียนหรือเริ่มเข้าสู่การทำงานคลังสินค้านั้น โปรดระวังในส่วนนี้ให้ดีนะครับ เพราะมันอาจเป็นมัจจุราชร้าย สำหรับคนไข้ ได้เลยทีเดียว….

คลังสินค้าคืออะไร…(What warehouse is?)

.

ถ้าตามหนังสือ คงจะต้องบอกว่า ที่จัดเก็บสินค้าเพื่อจัดจำหน่ายจ่ายแก่ปลายทางที่ต้องการ แต่ผมคิดว่า ผมอยากจะอธิบายให้ลึกและเข้าใจง่าย พร้อมทั้งให้เห็นถึงความสำคัญของคลังสินค้านะครับ..

.

จริง ๆ แล้วเวลาเราจะจัดส่งสินค้าไปหาร้านค้าหรือปลายทาง ถ้าลองจินตนาการไปในอดีต จะพบว่า โรงงานเองนั้น ก็ส่งสินค้าไปยังร้านค้าโดยตรงเนื่องจากปริมาณการค้าขายที่มีจำนวนไม่มาก แต่ด้วยปริมาณความเจริญที่เพิ่มขึ้น เวลาที่จำกัด พื้นที่ที่ลดลงของร้าน การจัดส่งสินค้าด้วยวิธีเดิม ๆ ก็ค่อนข้างจะตอบสนองได้ยาก รวมทั้งผู้เล่นรายใหญ่ที่ส่งสินค้าให้ร้านก็มีปริมาณมากขึ้นตามความเจริญของสภาพเศรษฐกิจครับ.. เมื่อจำจะต้องส่งของให้ถึงมือลูกค้าให้ตรงเวลา หรือส่งเข้าโรงงานให้สอดคล้องกับสายการผลิตนั้น..การจะผลิตให้สอดคล้องกับความต้องการ จึงเป็นโจทย์ที่ยากมากสำหรับผู้หลิตหรือนำเข้าทั้งหลาย ดังนั้นจึงต้องมีช่องว่างระหว่างกันให้พอหมุนนั่นนี่ไปมาและจัดส่งได้ด้วย…ก็เลยเอาสินค้าเข้ามาเก็บไว้ในคลังก่อน…

.

คลังก็มีหลายแบบนะครับ ทั้งคลังสินค้า เก็บอาหาร เครื่องอุปโภค เครื่องใช้ไฟฟ้า เครื่องจักร ของแช่แข็งทั้งหลาย…จะเก็บสั้นๆแล้วรีบกระจาย หรือจะเก็บไว้เป็นปี แล้วค่อยๆ กระจายออกไป..แต่ที่สำคัญคือการวางแผน..ว่าสินค้าจะอยู่นานแค่ไหน หรือสินค้ากระจายยังไง..

.

ขั้นตอนในการทำงานของคลังหละมีอะไรบ้าง..หลัก ๆ หลายคนคงรู้อยู่แล้วว่า รับสินค้าเข้า และจ่ายสินค้าออก…แต่ยังมีอีกครับ..ทั้งการรับสินค้าคืน คัดแยกสินค้า ติดสติ๊กเกอร์ตามความต้องการของลูกค้า จัดกะเช้าของขวัญวันปีใหม่ กะจุ๊กกะจีก ทั้งหลาย..ทำกันหมดทุกอย่าง เพราะจะปล่อยในสินค้ามาอยู่เฉย ๆ ก้ดูจะเสียเวลาเปล่า ๆ ไป…

.

ทุกอย่างก็ดูจะเรียบง่าย จริง ๆ ก็คือการเอางานบางส่วนออกจากการผลิตมาทำ ทั้งการจัดเก็บและการเพิ่มมูลค่า (Value Added Service) แต่มีคำพูดของผู้บริหารชื่อดังของไปรษณีย์เยอรมัน ท่านกล่าวไว้ว่า ในอนาคต ธุรกิจคลังสินค้าจะหายไปจากระบบการจัดส่ง…ฟังแล้ว ไม่ใช่เป็นไปไม่ได้นะครับ มันก็พอจะมีสัญญาณให้เห็นในช่วงเวลาที่ท่านพูดอยู่ เช่น การที่โรงงานเริ่มลดกำลังการผลิตเนื่องจาก ความแม่นยำในการวางแผนการขายที่แม่นยำขึ้น, การเกิดขึ้นของผู้ประกอบการรายย่อย..เป็นต้น…

.

แต่เท่าที่สังเกตโลกก็ไม่เคยหยุดหมุนเช่นเคยครับ..การแพร่กระจายและเข้าถึงของเวบ Alibaba  นั้น ทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงไม่เว้นแม้แต่คลังสินค้า..ก็ถูกเปลี่ยนรูปแบบไปพอควรเลยครับ เช่น เน้นการถ่ายผ่านสินค้าไปยังปลายทางอย่างรวดเร็วขึ้น..ความพร้อมที่จะขึ้นลงสินค้าให้แก่รถขนส่งแต่ละประเภท ผู้เล่นหลักในตลาดก็เปลี่ยนไป..จากคำพูดของผู้บริหารไปรษณีย์เยอรมันนะครับ..ผมว่า คลังสินค้าก็ยังคงมีอยู่ แต่ว่าการรองรับความต้องการคงเปลี่ยนไปแบบที่เราเองก็ต้องปรับตัวเหมือนกัน…

.

การทำงานในสายนี้มันก็แปลกนะครับ ไม่เน้นเป็นหุ่นยนต์ซะทีเดียว แต่เน้นพลิกแพลงให้สามารถจัดการสินค้าได้..คนคิดเอาตรงนี้มาทำเงินได้..เป็นการขายการเคลื่อนไหล (Transaction) ล้วน ๆ จริง ๆ ครับ จนมีคำติดปากว่า จับเสือมือเปล่าครับ..แต่เชื่อเถอะครับ ปืนกระสุน กับดักใช้หมดเลยครับ ใช้มือเปล่าคงจับไม่ไหว…555

.

เหมือนเรื่องเล่าไปเรื่อย ๆ นะครับ แต่แค่อยากมาเล่าให้อ่านดูครับ ว่ามุมมองของผมเป็นแบบนี้ มุมมองของคุณหละ มองคลังสินค้าเป็นยังไงในตอนนี้ ต่างวาระ ต่างภาพที่มองเห็น..