ป้ายกำกับ: #WMS

การฝึกฝนตนเองเท่านั้นถึงจะชนะ (The trained man wins)

.

เรียนรู้ คำนี้ไม่มีหมดสิ้นจริง ๆ มันยังคงเป็นจริงเสมอ..หากเราหยุดเรียนรู้ โลกจะหมุนนำเราไปข้างหน้าเสมอ….แต่การฝึกฝนต้องใช้พลังมาก…ในการทำงานองค์กรก็เช่นกัน ยิ่งในธุรกิจคลังสินค้า ใช้คนเป็นจำนวนมาก..ไม่แพ้โรงงานอุตสาหกรรมย่อม ๆ เลย (จริง ๆ ก็คือส่วนหนึ่งของระบบการผลิตที่โรงงานส่งงานไม่ทำให้เกิดความสูญเปล่าในระบบ) พอคนเยอะ อะไร ๆ เยอะตามนั่นเอง..ดังนั้นการสร้างคนจึงเป็นสิ่งจำเป็นมาก ๆ สร้างคนในทุกระดับของการทำงาน..

.

ปณิธานของภาควิชาวิศวกรรมเครื่องกลของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรีนั้น ได้กล่าวไว้ว่า “THE TRAINED MAN WINS” หรือ ทนโต เสฏโฐ มนุสเสสุ แปลว่า ในหมู่มนุษย์ ผู้ที่ฝึกตนดีแล้วเป็นผู้ประเสริฐ. ปณิธานนี้ ชัดเจนและบาดลึกเข้าไปในใจนะครับ…เราเคยมองย้อนกลับไปที่คนของเราไหมว่า เป็นผู้มุ่งมั่นพัฒนาตนเองแค่ไหน…แล้วเราปูเส้นทางไว้อย่างไรในการให้พวกเขาได้เรียนรู้เพื่อเป็นคนคลังที่ดี…

.

เรื่องที่ต้องเรียนมีเยอะนะครับ ไม่ใช่น้อย ๆ เลย..แม้นกระทั่งนับเลข หรือนับหน่วยวัด (Unit of Measurement) บางคนถึงขั้นไม่สามรถนับเลขให้ถูกต้องได้.. บางคนใช้ Excel ไม่เป็น บางคนเรียนรู้การใช้ WMS ไม่ทันการ ก็เกิดการย้ายงานไปเรื่อย ๆ Turnover ก็มีอัตราที่สูงขึ้นเรื่อย ๆ …บางที่จะทำอะไรต่อจากนี้ก็ยากนะครับ จะมองหาคนที่ทำงานนาน ๆ ได้ นอกจากจะมองเรื่องสวัสดิการกับเงินเดือน ก็หาคนที่อยากเรียนรู้ และมุ่งพัฒนาตนเองอยู่เรื่อย ๆ นั้นหาไม่ง่ายแล้วในปัจจุบัน..การวางแผนของทีมงานหนึ่งจึงค่ามากและหลาย ๆ บริษัทได้ทำเป็นศูนย์เรียนรู้กันเลยทีเดียว… หรืออาจจะระบบ ออนไลน์จากต่างประเทศกันหมดแล้ว…

.

แต่สิ่งสำคัญก่อนของการเรียนรู้ คือ การวางแผนก่อนว่าจะสอนอะไรดี..สอนแล้วเอาไปใช้งานได้จริงไหม…แล้วผลจากความรู้ที่ได้ตอบรับการทำงานของทีมงานหรือไม่…โดยสิ่งที่สำคัญของการฝึกฝน ไม่ใช่ในห้องเรียนที่อยู่เพียงอย่างเดียว แต่กลับเป็นการฝึกฝนทุกวัน…ทุกวันเราอาจจะต้องสร้างโจทย์เพื่อให้ทีมงานได้ฝึกฝนโขทย์ที่เกิดขึ้น และพร้อมรับมือปัญหาอยู่เสมอ…

.
แต่การฝึกฝนถ้าทำสำเร็จและคนที่เรียนรู้เรื่องแล้ว อยู่กับบริษัทตลอดไปก็คงดี หากแต่เรื่องจริงมันไม่ใช่เลย…พอพัฒนาได้ระดับหนึ่ง เรามักจะได้ยินคนที่เราปั้นสร้างมานั้น เดินมาบอกลาเรา เพื่อจากไปรับโอกาสใหม่ที่เข้ามาหา รวมทั้งบริษัทที่ทำธุรกิจในแนวเดียวกัน ก็ถือว่าเด็ดยอดขาเขียว โดยไม่ต้องลงทุนปลูก.. ทั้งได้ความสดใหม่ และไฟที่อยากจะทำงานใหม่ ๆ เข้าร่วมในองค์กร…

.

มันเป็นเรื่องไก่กับไข่จริง ๆ นะครับ สร้างมาก็ลงทุนเยอะ ถ้าทิ้งกันไปก็เสียเงินสร้างคนเพื่อบริษัทอื่น แต่หากไม่สร้างก็ต้องไปเด็ดยอดชาเขียวคนอื่นมากินเอง…ดังนั้น เลือกให้ดีก่อน จากนั้นวางแผนการสร้างคน และต้องไม่ลืมการวางแผนเพื่อป้องกันไม่ให้คนคลังที่มีความรู้ไหลออกจากบริษัทไปอยู่กับคู่แข่ง..

.

กระดูกสันหลังของคลังสินค้า (Warehouse Backbone)

.

การทำงานของคลังสินค้าในปัจจุบันนั้น คนภายนอกอาจจะมองแค่เพียงว่า เป็นที่รับ-เบิกจ่ายสินค้าไปยังปลายทางได้อย่างเป็นระบบ…แต่ใครเล่าจะรู้ว่า เบื้องหลังของความคล่องแคล่วว่องไวนั้นคลังสินค้าต้องทำงานกันมากมายแค่ไหนเพื่อเตรียมสินค้าจัดจ่ายให้ ถึงมือผู้บริโภค อย่าง ถูกต้อง สภาพดี ตรงต่อเวลา…

.

ดั่งร่างกายมนุษย์ของเรานั้น เวลาสมองคิดก็ต้องคิดแล้วส่งความคิดนั้นไปยังอวัยวะต่าง ๆ เพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง การรับคำสั่งจากสมองนั้น จึงเปรียบเสมือนความต้องการของลูกค้าที่ส่งมาให้เราทราบว่าต้องการสินค้าเท่าใดหรือวางแผนขายสินค้าไว้อย่างไร…แต่เมื่อเข้ามาแล้วนั้น ก็ต้องแปลคำสั่งเหล่านั้นและส่งต่อคำสั่งเหล่านั้นไปยังอวัยวะต่าง ๆ ร่างการมนุษย์มีโครงสร้างสำคัญคือกระดูกสันหลัง คลังสินค้านั้นก็มี ระบบการจัดการคลัง (WMS – Warehouse Management System) เป็นดั่งกระดูกสันหลังเช่นกัน

.

หลายคนมองข้ามและคิดเสมอว่า การจ่ายสินค้าไปยังปลายทางได้นั้นคือการสิ้นสุดการทำงานแล้ว โดย “หลายคน” ที่ว่านี้ก็มีพนักงานของคลังสินค้าเอง หรือแม้แต่ตัวผู้จัดการคลังสินค้าก็มีความคิดเช่นนั้นเหมือนกัน..ผลจากความคิดที่มองข้ามการทำงานตามระบบนั้น ก่อให้เกิดปัญหามากมาย เช่น สินค้า “หาย” หรือ “หาไม่เจอ” (ดังที่เคยได้กล่าวไว้ในบทก่อนหน้า)

.

ดังนั้นการรู้จักว่าระบบการจัดการคลังสินค้า (WMS) นั้นคืออะไร ก็เป็นเรื่องจำเป็นเรื่องนึงเลยนะครับ…ระบบการจัดการคลังสินค้ามีหลากหลายระบบมาก ๆ แล้วแต่บริษัทที่ให้บริการ มีตั้งแต่ระบบเก๊า…เก่า ไปยังระบบที่สามารถมองเห็นสินค้าทั่วทุกมุมโลกผ่านระบบ ๆ เดียวได้ แต่จากหลายบริษัทที่ผลิตนั้น อาจมีชุด ”คำสั่งที่แตกต่างกัน” แต่มี ”หลักการ” เดียวกัน (Different User interface same Logic) มาดูกันครับว่า หลัก ๆ แล้ว หลัการที่ว่ามันมีอะไรบ้าง

.

ง่าย ๆ ครับ เปรียบเทียบกับการสร้างอีเมล อาจจะทำให้คุณดูแล้วเข้าใจง่ายขึ้นไปเลยครับ….ลองนึกดูนะครับ อีเมล ต้องมีการระบุชื่อ, ที่อยู่, เบอร์ติดต่อ, แหล่งอ้างอิง, รวมทั้งตัวอีเมลก็บันทึกทุกความเคลื่อนไหวของจดหมายในอีเมลของคุณ ในระบบการจัดการคลังสินค้า ก็เช่นกันครับ ระบบจะต้องมีข้อมูลพื้นฐานของการจัดเก็บสินค้า (Master Data) เช่น

– รหัสสินค้า (SKU)

– ชื่อสินค้า (Product Description)

– รหัสผลิต (Lot / batch)

– วันที่ผลิต / วันหมดอายุ (Manufacturing date / Expiry date) เป็นต้น

และยังมีเรื่องการจัดการอื่นๆ เช่น อีเมลที่ส่งเข้าก็เปรียบได้ดั่งการรับสินค้า (Received) และการที่อีเมลที่ส่งออก ก็เปรียบได้ดั่งการจ่ายสินค้าออก (Dispatching/ Delivery) และอะไรคือ Inventory ของ อีเมลหละ ก็ง่าย ๆ ครับ “จดหมาย”ที่คุณรับและจ่ายออกนั้นเอง ความต่างมีเพียงแค่จดหมายนั้นเป็นของคุณ แต่ inventory นั้นเป็นของผู้ว่าจ้างเก็บสินค้านั่นเอง

.

การออกแบบและทำงานของระบบการจัดการคลังสินค้า (WMS) จึงมีแผนภาพง่าย ๆ ดังแสดงว่าในภาพแล้วนะครับ

สมการง่าย ๆ ครับ Master Data + Logic & Rule -> Procedure

โดยทั่วไปแล้วนั้นระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) นั้นจะมีคำสั่งพื้นฐานมาอยู่แล้วนะครับ เหมือนมือถือที่มีคำสั่งโทรออก รับสาย รับข้อความ แต่การจะทำงานเพิ่มเติมในมือถือ เราโหลด App แต่ ใน WMS นั้น ขึ้นอยู่กับว่าโปรแกรมของบริษัทนั้น ๆ ยอมให้ปรับแต่งได้มากน้อยเท่าไหร่นะครับ

.

และผลลัพท์ของการใช้ระบบนั้นคงหนีไม่พ้นเรื่องการจัดการที่ถูกบันทึกและตรวจสอบ (Track and Traceability) ได้ แต่ยังไม่จบเพียงแค่นี้ ถ้ามองในมุมนึง มันคือข้อมูลมหาศาลที่ใช้ในการจัดการได้หลากหลายมากนะครับ เช่นการดึงรายงานมาวิเคราะห์การพัฒนาปรับปรุงการทำงาน หรือทำรายงานเพื่อทวนสอบกลับกับยอดกับรับส่งสินค้าจริงกับค้นทางและปลายทางเป็นต้น

.

ในปัจจุบันนี้ ความเข้าใจและความรู้เกี่ยวกับระบบการจัดการคลังสินค้าจึงเป็นความรู้ที่มีค่ามากในสายอาชีพนี้ อย่างที่บอกนะครับ ระบบอาจจะมีหลายบริษัทสร้างขึ้นมา แต่ก็ยังอยู่บนพื้นฐาน “หลักการ” เดียวกัน ดังนั้นหากมีโอกาสได้ข้องแวะ อย่าลืมไปลองดูนะครับ ว่าระบบคลังสินค้าที่คุณได้เล่นอยู่นั้น ทำงานยังไง และมีลูกเล่นอะไรเท่ห์บ้าง จะได้นำมาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์แก่งานของคุณครับ

หาย หรือ หาไม่เจอ (Lost or Not Found) ในคลังสินค้านั้น มันสำคัญยังไง…

.

เรามารู้จักกันก่อนครับว่า สินค้าภายในคลังสินค้า (inventory) คือ สินค้าที่จะถูกนำไปจัดจ่ายหรือจำหน่ายสู่ท้องตลาด โดยสินค้านี้อาจถูกเก็บในคลังสินค้าของผู้ผลิต หรือคลังสินค้าของผู้ให้บริการ (3PLs – 3rd Party Logistics Service Provider)

.

แล้วสินค้าคงคลัง (inventory) เหล่านี้ สำคัญไฉน ก็คงบอกได้ง่าย ๆ ว่า ในมุมมองของแผนกที่แทบจะมีอิทธิพลที่สุดในองค์กร อันได้แก่ แผนก “บัญชี” แล้ว มันคือเม็ดเงินที่ลงทุนไปและรอคอยผลกำไรที่จะกลับมาคืนเข้าสู่องค์กรนั่นเอง สินค้าคงคลังจึงเป็นดั่งหัวใจขององค์กร ทุกความเสียหายและสูญหาย คือ ความสูญเสียทีเกิดกับองค์กรทั้งนั้น

.

ในภาษาเด็กคลังจะมีคำพูดติดปากว่า หาของไม่เจอ หรือ ของหาย กันบ่อยมาก มันเกิดขึ้นได้อย่างไรเล่า ในเมื่อเก็บเองกับมือ…

.

ผมจะขอเข้าสู่ตัวอย่างที่ชัดเจนแล้วกันนะครับ เพื่อให้เห็นภาพไปพร้อม ๆ กัน…

.

กรณีที่ผมยกนั้นคือ คลังสินค้าคลังนึง ที่รับบริการจัดเก็บและจัดจ่าย แก่ลูกค้าของผู้ว่าจ้าง อีกทีนึง โดยสินค้านั้นคือ “ยา” ที่ใช้สำหรับโรงพยาบาลและร้านค้า (ผมยกเคสที่สาหัสนิดนึงนะครับจะได้เห็นภาพกันชัดๆไปเลย)

.

มันเริ่มต้นเมื่อ หลายสิบปีที่แล้ว 3PLs เจ้าหนึ่งชนะการประมูล (Bidding) เพื่อ ให้บริการแก่ผู้ว่าจ้างในการจัดเก็บสินค้า จึงเริ่มจัดเตรียมพื้นที่และจัดเก็บสินค้าตามหลักการของคลังสินค้าในยุคนั้น มีทั้ง Location และระบบ WMS (Warehouse Management System) และสอนการขั้นตอนการทำงานภายในคลังให้แก่พนักงาน (Training) ได้อย่างครบถ้วน และเมื่อวันนั้นมาถึงสินค้าได้ถูกลำเลียงเข้าสู่คลังสินค้า (Stock Migration) และพนักงานเริ่มทำงานตามขั้นตอนที่ได้ร่ำเรียนมา อย่างรวดเร็ว ในตอนแรกนั้น ที่โล่ง ๆ มันก็ดูง่ายในการจัดเก็บ แต่เมื่อรถขนสินค้าคันถัดไป เข้ามาเรื่อย ๆ การจัดเก็บเริ่มไม่ง่าย พนักงานแต่ละคนต้องคิดและจัดเก็บ แต่หลายคนก็หลายความคิด การจัดเก็บที่ว่องไวจึงเกิดขึ้น พนักงานจัดเก็บสินค้าจนหมดสิ้นในแต่ละวัน

.

เมื่อสินค้าเข้าย่อมต้องจ่ายสินค้าออก (Outbound) ระหว่างที่มีการลำเลียงสินค้าเข้านั้น พนักงานธุรการ (Admin) ก็ได้รับคำสั่งจ่ายสินค้าจากผู้ว่าจ้าง และได้จัดเตรียมใบหยิบสินค้าเสร็จสิ้น (Picking Slip) ยื่นส่งแก่พนักงานหยิบสินค้า (Picker) และพนักงานหยิบสินค้าได้เข้าสู่คลังเพื่อไปหยิบสินค้า ให้หลังไปเพียงไม่นาที พนักงานหยิบสินค้ากลับมายังฝ่ายธุรการคลังอย่างเร่งรีบ และแจ้งว่า “หาของไม่เจอ” เพียงคำสั้น ๆ นี้อาจจะดูไม่น่าตกใจนะครับ ก็แค่ “หาของไม่เจอ” หรือ “ของหาย” และหัวหน้างานได้เข้าช่วยแก้ไขด้วยการสั่งงานหาสินค้าเพื่อจ่าย….หากแต่ยังคงหาสินค้าที่รหัสผลิต (Lot/Batch) ดังกล่าวไม่เจอ ปัญหาถัดไปจึงเริ่มเข้ามา เมื่อจัดส่งได้ไม่ทันเวลา ลูกค้าของผู้ว่าจ้างจึงเริ่มติดต่อมาเอง นั่นคือสัญญาณร้ายแล้ว เนื่องจากลูกค้าของผู้ว่าจ้างนั้น เป็น โรงพยาบาล และมีผู้ช่วยที่ต้องการใช้ยารออยู่…..สินค้าที่หาไม่เจอ หรือสินค้าหายนั้น ไม่ได้เกี่ยวแค่เรื่องเงินเสียแล้ว แต่เป็นเรื่องของชีวิตของคนไข้เสียแล้ว……

.

เป็นยังไงบ้างครับ ความร้ายแรงของ การ “หาของไม่เจอ” หรือ “ของหาย” ที่เด็กคลังเรียกกัน….

.

ผมมาเล่าเรื่องต่อดีกว่าครับ ในวิกฤตนั้น ไม่ได้แก้ง่าย ๆ เลยเพราะจะต้องระดมพนักงานเท่าที่มีหาของให้เจอ รวมทั้งต้องจัดเตรียมสินค้า วันแล้ววันเล่า “หาของไม่เจอ” หรือ “ของหาย” มันช่างกัดกินพลังงานและพลังความคิดในสมองของเรามาก ๆ ผลสุดท้ายคลังสินค้านั้น จึงต้องทำงาน 2 อย่างไปพร้อมกัน คือ การหาสินค้าเพื่อให้ส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าของผู้ว่าจ้างแบบรายวัน และยังต้องแบ่งคนอีกส่วนนึงในการจัดสินค้าคงคลังให้อยู่ถูกต้องทั้งระบบและสินค้าจริง…ลองจินตนาการดูนะครับสินค้ากว่า 10,000 พาเลท จะต้องตรวจสอบ-จัดเรียง-จัดจ่าย แทบจะตลอดเวลานั้น กว่าจะครบถ้วนและจัดการได้เรียบร้อยนั้น ต้องใช้เวลาเท่าไหร่…ที่คลังนี้จัดการปัญหาด้วยความพยายามของทีมงานและใจที่สู้สุดแรงนั้น พวกเขาใช้เวลาถึง

“6 เดือน”…

ลองจินตนาการต่อนะครับว่า ผู้ที่รับผิดชอบในคลังสินค้านี้หรือผู้ที่เกี่ยวข้องนั้น จะต้องใช้แรงและความพยายามขนาดนั้น

“หาของไม่เจอ” หรือ “ของหาย” นั้นจึงเป็นปัญหาสำคัญ ที่จะต้องระวังป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอย่างเด็ดขาดในคลังสินค้า

.

ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นได้อย่างไร….

  • การจัดเก็บสินค้าที่ไม่เรียบร้อย
  • การหยิบจ่ายที่ไม่ตรงตามขั้นตอนและระบบ
  • การรับคืนสืนค้าที่ไม่จัดการในทันที
  • การนับสินค้าที่ไม่ซื่อสัตย์
  • การไม่บันทึกการจัดเก็บสินค้าเสียหายในทันที

เป็นต้น

.

หากคุณกำลังเรียนหรือเริ่มเข้าสู่การทำงานคลังสินค้านั้น โปรดระวังในส่วนนี้ให้ดีนะครับ เพราะมันอาจเป็นมัจจุราชร้าย สำหรับคนไข้ ได้เลยทีเดียว….